امنیت داده‌ها در نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین: چه نکاتی را باید رعایت کرد؟

با رشد روزافزون کسب‌وکارهای آنلاین و افزایش استفاده از نرم افزار حسابداری ابری، توجه به امنیت داده‌ها به یکی از مسائل حیاتی برای شرکت‌ها تبدیل شده است. امروزه بسیاری از فروشگاه‌ها، شرکت‌های خدماتی و حتی استارتاپ‌های کوچک، به‌جای استفاده از نرم‌افزارهای سنتی، به سراغ نرم افزار حسابداری آنلاین رفته‌اند تا از مزایای دسترسی آسان، خودکارسازی فرآیندها و صرفه‌جویی در هزینه‌ها بهره‌مند شوند.

اما همان‌طور که مزایای بسیاری در این روش وجود دارد، تهدیداتی نیز در کمین است. اطلاعات مالی یک کسب‌وکار، از جمله فاکتورها، موجودی حساب‌ها، گزارش‌های فروش و اطلاعات کارکنان، از مهم‌ترین دارایی‌های دیجیتال آن مجموعه محسوب می‌شود. محافظت از این اطلاعات، به معنای محافظت از امنیت کل کسب‌وکار است.

در این مقاله، با بررسی تهدیدات رایج، ارائه نکات کلیدی امنیتی، آشنایی با مسئولیت‌های ارائه‌دهندگان نرم‌افزار و معرفی استانداردهای قانونی، تلاش می‌کنیم دید کاملی از امنیت داده‌ها در نرم افزار حسابداری آنلاین ارائه دهیم.

تهدیدات رایج در امنیت داده‌ها

در حوزه نرم‌افزارهای آنلاین، تهدیدات امنیتی بسیار متنوع هستند. دانستن این تهدیدات، گام اول در ایجاد زیرساختی امن برای حفاظت از اطلاعات حسابداری است.

حملات فیشینگ (Phishing)

فیشینگ روشی است که مهاجمان با جعل هویت شرکت‌های معتبر، سعی می‌کنند اطلاعات ورود کاربران را سرقت کنند. معمولاً این حملات از طریق ایمیل‌های جعلی، لینک‌های تقلبی یا پیام‌های فریبنده انجام می‌شوند. برای مثال، ممکن است کاربری ایمیلی دریافت کند که ظاهراً از طرف نرم افزار حسابداری ارسال شده و از او بخواهد برای تأیید حساب، اطلاعات ورود خود را وارد کند. اگر احراز هویت دو مرحله‌ای فعال نباشد، اطلاعات حساب به راحتی در اختیار مهاجم قرار می‌گیرد.

حملات بدافزاری و باج‌افزاری (Ransomware)

در این نوع حملات، بدافزارها از طریق فایل‌های آلوده یا دانلودهای مشکوک وارد سیستم می‌شوند و اطلاعات را رمزگذاری می‌کنند. در بسیاری موارد، هکرها برای بازگرداندن دسترسی به داده‌ها درخواست باج می‌کنند. این تهدید به‌ویژه برای کسب‌وکارهایی که نسخه پشتیبان مناسب ندارند بسیار خطرناک است.

نشت اطلاعات از داخل سازمان

بسیاری از تهدیدات امنیتی تنها از خارج از سازمان نمی‌آیند. گاهی اوقات، کارکنان ناراضی یا بی‌احتیاط ممکن است اطلاعات حساس را افشا کنند. نبود کنترل‌های دقیق بر سطح دسترسی کاربران، به این تهدید دامن می‌زند.

آسیب‌پذیری‌های نرم‌افزاری

اگر شرکت ارائه‌دهنده نرم افزار از نسخه‌های قدیمی یا بدون وصله امنیتی استفاده کند، امکان نفوذ از طریق آسیب‌پذیری‌های شناخته‌شده به وجود می‌آید. این موارد معمولاً از طریق اسکن‌های خودکار توسط مهاجمان شناسایی می‌شوند.

دسترسی‌های غیرمجاز

در بسیاری از موارد، کارمندان یا افراد غیرمجاز ممکن است بدون اطلاع مدیر، به بخش‌هایی از نرم افزار دسترسی پیدا کنند که در حیطه وظایف آن‌ها نیست. نبود سیاست‌های دسترسی مناسب، خطر نشت اطلاعات را افزایش می‌دهد.

رمزگذاری ضعیف

نرم‌افزارهایی که از رمزگذاری استاندارد استفاده نمی‌کنند، اطلاعات را به شکل قابل خواندن از طریق اینترنت منتقل می‌کنند. این موضوع امکان رهگیری اطلاعات را برای مهاجمان سایبری فراهم می‌سازد.

نکات کلیدی برای حفظ امنیت داده‌ها

برای محافظت از اطلاعات مالی آنلاین، رعایت مجموعه‌ای از اقدامات امنیتی الزامی است. در ادامه، مهم‌ترین نکات امنیتی نرم افزار مالی را بررسی می‌کنیم:

ورود از طریق دستگاه‌های مطمئن

کاربران باید از ورود به نرم افزار حسابداری از طریق دستگاه‌های عمومی یا ناامن (مانند کامپیوترهای کافی‌نت یا وای‌فای عمومی) خودداری کنند. همچنین فعال‌سازی شناسایی دستگاه‌های مشکوک، از ورود غیرمجاز جلوگیری می‌کند.

استفاده از رمزهای عبور قوی و منحصربه‌فرد

رمز عبور باید حداقل از ۱۲ کاراکتر تشکیل شده و ترکیبی از حروف بزرگ، کوچک، اعداد و نمادها باشد. استفاده از رمزهای عبور تکراری یا ساده مانند 123456 خطرناک است. ابزارهایی مانند مدیر رمز عبور می‌توانند در ایجاد و ذخیره امن رمزها کمک کنند.

تعیین سطح دسترسی کاربران

در یک سازمان، دسترسی به اطلاعات باید بر اساس نقش کاربران تعریف شود. برای مثال، یک فروشنده نباید دسترسی به اطلاعات مالی کل شرکت داشته باشد. تفکیک دسترسی‌ها در نرم افزار حسابداری آنلاین، امنیت را به‌شدت افزایش می‌دهد.

تهیه نسخه پشتیبان (Backup)

تهیه منظم نسخه‌های پشتیبان و ذخیره آن‌ها در فضای ایمن (ترجیحاً جدا از سیستم اصلی) از مهم‌ترین اقدامات پیشگیرانه است. نسخه‌های پشتیبان باید به‌صورت خودکار و در بازه‌های زمانی مشخص تهیه شوند.

به‌روزرسانی مداوم نرم افزار و سیستم عامل

استفاده از نسخه‌های به‌روز نرم افزار حسابداری و سیستم‌عامل کمک می‌کند تا حفره‌های امنیتی احتمالی برطرف شوند. بسیاری از حملات موفق ناشی از استفاده از نسخه‌های قدیمی و آسیب‌پذیر نرم‌افزارها هستند.

آموزش کارکنان

کارکنان باید با اصول اولیه امنیت دیجیتال آشنا شوند. این آموزش‌ها شامل شناسایی ایمیل‌های فیشینگ، نگهداری امن رمز عبور، و جلوگیری از نصب نرم‌افزارهای مشکوک است.

بیشتر بخوانید : پنج اشتباه بزرگ در انتخاب نرم افزار حسابداری که باید از آن ها دوری کنید!

نقش ارائه‌دهندگان نرم افزار در تضمین امنیت

تضمین امنیت نرم افزار حسابداری ابری تنها وظیفه کاربران نیست. شرکت‌های ارائه‌دهنده این نرم‌افزارها نیز باید مسئولیت‌های مهمی را بر عهده بگیرند. از جمله:

پشتیبانی سریع و پاسخ‌گو

در مواقع بروز مشکل یا حمله سایبری، وجود تیم پشتیبانی فعال و متخصص از اهمیت بالایی برخوردار است. کسب‌وکارها باید اطمینان حاصل کنند که در شرایط بحرانی، به سرعت و به‌درستی راهنمایی می‌شوند.

استفاده از سرورهای امن و مراکز داده معتبر

نرم افزار ابری و آنلاین مانند آژمان، اطلاعات را در دیتاسنترهای معتبر با زیرساخت‌های امنیتی استاندارد میزبانی می‌کنند. استفاده از دیوار آتش (Firewall)، سیستم‌های تشخیص نفوذ (IDS)، و مدیریت پایداری از اصول اولیه مراکز داده امن محسوب می‌شود.

به‌روزرسانی منظم نرم افزار

ارائه‌دهندگان باید به‌صورت مستمر نرم افزار را به‌روزرسانی کنند و آسیب‌پذیری‌های امنیتی را رفع نمایند. نرم‌افزارهایی که پشتیبانی فنی مداوم دارند، ریسک نفوذ را کاهش می‌دهند.

مانیتورینگ و ثبت فعالیت‌های کاربران

ثبت گزارش‌های ورود، تغییرات در اطلاعات، و تراکنش‌ها به کاربران کمک می‌کند تا در صورت بروز اختلال یا سوءاستفاده، منبع آن را شناسایی کنند. مانیتورینگ هوشمند نیز می‌تواند ورودهای مشکوک را به‌صورت خودکار مسدود نماید.

نکات قانونی و استانداردهای مربوط به امنیت داده‌ها

رعایت قوانین و استانداردهای مرتبط با امنیت داده‌ها، نه‌تنها از بروز مشکلات حقوقی جلوگیری می‌کند بلکه اعتماد مشتریان را نیز جلب می‌کند.

بیشتر بخوانید : صرفه‌جویی در زمان با حسابداری آنلاین؛ راهکارهای سریع و مؤثر

نتیجه‌گیری

نرم افزار حسابداری آنلاین ابزاری قدرتمند برای مدیریت مالی کسب‌وکارها هستند، اما استفاده از آن‌ها بدون در نظر گرفتن نکات امنیتی می‌تواند تهدیدی جدی برای اطلاعات مالی باشد. با رعایت نکات کلیدی برای حفظ امنیت داده‌ها، انتخاب ارائه‌دهنده‌ی معتبر و توجه به قوانین و استانداردهای مربوط، می‌توان از این ابزارها با آرامش خاطر استفاده کرد.

امنیت داده‌های نرم افزار حسابداری ابری و تحت وب نه تنها یک نیاز فنی بلکه بخشی از مسئولیت حرفه‌ای هر کسب‌وکار در قبال مشتریان، همکاران و ذی‌نفعان است. پس با دقت و آگاهی، گامی مهم در جهت محافظت از دارایی‌های دیجیتال خود بردارید.نرم افزار تحت وب آژمان، با ارائه خدمات حسابداری ابری، رمزگذاری قوی، احراز هویت  و تیم پشتیبانی حرفه‌ای، به عنوان گزینه‌ای ایمن و قابل اعتماد برای کسب‌وکارهای ایرانی و جهانی مطرح شده است.

در نهایت، به یاد داشته باشید: اطلاعات مالی شما، آینده کسب‌وکار شماست. آن را جدی بگیرید.

-