مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین متصل به سامانه مودیان برای شرکت‌ها

اهمیت اتصال به سامانه مودیان

در حال حاضر بخش زیادی از کارهای مالی و اقتصادی به صورت دیجیتال پیش می‌رود و سیستم‌های مالیاتی هم باید خودشان را با این تغییرات هماهنگ کنند. سامانه مودیان یکی از مهم‌ترین برنامه‌هایی است که برای همین هدف ایجاد شده است. این سامانه از سال ۱۴۰۲ اجباری شده و همه کسب‌وکارها، چه کوچک باشند و چه بزرگ، باید نرم افزار حسابداری خود را به آن وصل کنند تا بتوانند صورتحساب‌های مالیاتی را به شکل الکترونیکی ثبت و ارسال کنند.

دلیل اصلی راه‌اندازی سامانه مودیان این است که جلوی فرار مالیاتی گرفته شود، دقت گزارش‌ها بالاتر برود و کار حسابداری برای شرکت‌ها راحت‌تر شود و از آنجایی که بیشتر از ۸۰ درصد کسب‌وکارهای کشور باید اطلاعات خود را از این طریق بفرستند، رعایت نکردن این قانون می‌تواند جریمه‌های سنگینی به همراه داشته باشد.

سامانه مودیان با تمرکز روی ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی، به سازمان مالیاتی کمک می‌کند همه تراکنش‌ها را دقیق‌تر بررسی کند. برای کسب‌وکارها هم این یعنی کنار گذاشتن روش‌های دستی و سنتی و حرکت به سمت سیستم‌های دیجیتال. البته اگر نرم افزار مناسب در اختیار نباشد، این تغییر ممکن است سخت به نظر برسد؛ اما با استفاده از نرم ‌افزار های آنلاین که به سامانه مودیان وصل می‌شوند، همه چیز ساده‌تر، سریع‌تر و دقیق‌تر پیش می‌رود.

در این مقاله، درباره مشکلات روش‌های قدیمی، فایده‌های استفاده از نرم افزار های آنلاین متصل به سامانه و چند نکته کاربردی صحبت می‌کنیم. این اطلاعات به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با انتخاب ابزار مناسب، کارشان را بهتر پیش ببرند.

مشکلات روش‌های دستی ارسال اطلاعات به سامانه مودیان

امروزه که سامانه مودیان به یکی از قسمت‌های اصلی نظام مالیاتی کشور تبدیل شده است، استفاده از روش‌های دستی برای فرستادن اطلاعات مالی، مثل وارد کردن داده‌ها در سایت یا استفاده از فایل‌های اکسل، حسابی دردسرساز شده است. این روش‌ها شاید قبلاً برای بعضی کسب‌وکارها جوابگو بود، اما حالا که تعداد تراکنش‌ها زیاد شده است، دیگر به هیچ وجه کارآمد نیست. بزرگ‌ترین مشکل این است که این کار خیلی وقت‌گیرند. فکر کنید یک شرکت باید برای صدها یا حتی هزاران فاکتور در ماه، اطلاعاتی مثل شماره ملی، مبلغ، تاریخ و جزئیات کالاها را یکی‌یکی و با دست وارد کند. این کار ساعت‌ها طول می‌کشد و انرژی بسیاری از کارمندان می‌گیرد، در حالی که می‌توانستند این وقت را صرف کارهای مهم‌تری کنند.

مشکل بعدی این است که وقتی همه چیز دستی باشد، احتمال اشتباه خیلی زیاد است. مثلاً ممکن است یک نفر شناسه یکتای حافظه مالیاتی را اشتباه وارد کند، یا اعداد و ارقام با هم هماهنگ نباشند، یا حتی فراموش کند بعضی فاکتورها را ارسال کند. بر اساس گزارش‌های سازمان امور مالیاتی بیش از ۴۰ درصد خطاهایی که در سامانه مودیان ثبت می‌شوند، به خاطر وارد کردن دستی اطلاعات است. این اشتباهات می‌تواند باعث رد شدن صورتحساب‌ها شود، اگر این حساب‌ها به موقع تسویه نشوند شرکت مجبور به پرداخت جریمه می‌شود. مثلاً خطاهایی مثل «شناسه یکتا درست نیست» یا «اطلاعات با استانداردهای سامانه مطابقت ندارد» خیلی شایع هستند و اصلاح کردنشان زمان زیادی می‌برد.

مشکل دیگر این است که روش‌های دستی اصلاً امن نیستند. وقتی اطلاعات مالی را در فایل‌های اکسل ذخیره می‌کنید یا از طریق ایمیل می‌فرستید، خطر گم شدن یا هک شدن آن‌ها خیلی زیاد است. در شرایطی که هر روز خبر حمله‌های سایبری جدید را می‌شنویم، این ریسک‌ها برای هیچ شرکتی قابل قبول نیستند. علاوه بر این، وقتی همه چیز به صورت دستی انجام می‌شود، چند نفر نمی‌توانند همزمان روی اطلاعات کار کنند و همین باعث می‌شود هماهنگی بین بخش‌های مختلف شرکت سخت شود. در نتیجه، گزارش‌های مالی دیر آماده می‌شوند و مدیران نمی‌توانند به موقع تصمیم بگیرند.

آخرین مسئله هزینه‌های پنهانی است که روش‌های دستی دارند. برای وارد کردن اطلاعات به صورت دستی، معمولاً باید کارمند بیشتری استخدام کنید یا ساعت‌ها وقت صرف آموزش و اصلاح اشتباهات شود. این‌ها همه هزینه‌های اضافی هستند که فشار زیادی به شرکت وارد می‌کنند. باتوجه به اینکه که سامانه مودیان اجباری شده است، استفاده از نرم‌ افزار های حسابداری که مستقیم به این سامانه وصل می‌شوند، فقط یک راه‌حل مناسب نیستند، بلکه لازم و ضروری هستند. این کار به شرکت‌ها کمک می‌کند از این مشکلات خلاص شوند و بتوانند تمرکزشان را روی رشد و توسعه کسب‌وکار بگذارند.

مزایای اتصال نرم افزار حسابداری به سامانه مودیان

اتصال نرم افزار حسابداری آنلاین به سامانه مودیان تغییر بزرگی در کارهای مالی شرکت‌ها ایجاد می‌کند. با این روش امن، صورتحساب‌ها بدون نیاز به کار دستی به سامانه فرستاده می‌شوند. این کار سرعت و دقت پردازش را به شدت افزایش می‌دهد و زمان انجام کارها از چند روز به چند دقیقه کاهش پیدا می‌کند.

شفافیت مالی هم یکی دیگر از مزایای مهم این سیستم‌ها است. با اتصال به سامانه مودیان، تمام تراکنش‌ها ثبت می‌شوند و قابل ردیابی هستند، که باعث افزایش اعتماد سازمان مالیاتی و شرکای تجاری می‌شود. شرکت‌ها می‌توانند گزارش‌های دقیق و تحلیلی دریافت کنند، مانند جریان نقدی یا الگوهای هزینه و این اطلاعات کمک می‌کند تصمیم‌های مالی بهتری گرفته شود. علاوه بر این، هزینه‌های اضافی هم کاهش می‌یابد؛ هزینه چاپ، پست و نیروی انسانی تا حدود ۷۰ درصد کمتر می‌شود.

امنیت داده‌ها هم با استفاده از رمزنگاری و پشتیبان‌گیری ابری حفظ می‌شود. امکان دسترسی از راه دور، مخصوصاً برای شرکت‌هایی که شعب مختلف دارند، همکاری تیمی را راحت‌تر می‌کند. همچنین نرم ‌افزار به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌شود و شرکت‌ها را از تغییرات قوانین مالیاتی باخبر می‌کند، بدون اینکه هزینه اضافی داشته باشند.

برای مقایسه بهتر، جدول زیر مزایای اتصال نرم افزار حسابداری به مودیان را با روش دستی نشان می‌دهد:

این جدول نشان می‌دهد وصل کردن نرم افزار حسابداری به سامانه مودیان هم کارها را سریع‌تر و بهتر می‌کند و هم جلوی مشکلات قانونی را می‌گیرد. با این کار، شرکت‌ها فرصت دارند بیشتر روی پیشرفت و نوآوری تمرکز کنند.

 استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین برای ارسال داده‌ها

امروزه بسیاری از شرکت‌ها برای اتصال به سامانه مودیان از برنامه های حسابداری آنلاین استفاده می‌کنند. این نرم ‌افزار ها با طراحی ساده، ارسال فاکتورها و داده‌های مالی را راحت و سریع می‌کنند. برای مثال، یک شرکت تولیدی که تعداد زیادی فاکتور دارد، می‌تواند با یک کلیک همه اطلاعات فروش خود را به سامانه بفرستد. این کار هم زمان را ذخیره می‌کند و هم جلوی اشتباه‌های احتمالی را می‌گیرد.

در یک مثال واقعی، شرکتی با حدود ۵۰۰ کارمند و هزاران تراکنش در ماه را در نظر بگیرید. با برنامه حسابداری آنلاین، فاکتورها به صورت خودکار ایجاد، تأیید و ارسال می‌شوند. شناسه یکتای سامانه مودیان هم به طور اتوماتیک اضافه می‌شود و گزارش‌های تأییدیه فوراً دریافت می‌شوند.

بیشتر بخوانید : اتوماسیون فرآیندها (RPA) در تهیه اظهارنامه و گزارشات مالیاتی در نرم افزار آژمان

نرم افزار حسابداری تحت وب آژمان

نرم افزار حسابداری تحت وب آژمان راهی ساده برای وصل شدن به سامانه مودیان است. این نرم ‌افزار مخصوص شرکت‌های کوچک تا بزرگ طراحی شده و اتصال مستقیم و رایگان به سامانه مودیان را فراهم می‌کند. آژمان با استفاده از فناوری‌های جدید، صورتحساب‌ها را به‌طور خودکار و بدون توقف می‌فرستد و همیشه با تغییرات قوانین مالیاتی هماهنگ می‌ماند.

یکی از مشکلات روش‌های دستی، اشتباه‌های انسانی است. آژمان با خودکار کردن کارها، این مشکل را برطرف می‌کند. شما می‌توانید اطلاعات را از اکسل وارد کنید و نرم ‌افزار همه داده‌ها را خودش به سامانه بفرستد. امکاناتی مثل گزارش‌گیری لحظه‌ای، داشبورد ساده و اتصال به درگاه بانکی هم در آژمان وجود دارد. برای نمونه، در یک شرکت تولیدی، ارسال داده‌ها کمتر از ۱۰ ثانیه طول می‌کشد و با ذخیره‌سازی ابری، امنیت اطلاعات هم تضمین می‌شود.

آژمان علاوه بر این، آموزش آنلاین و پشتیبانی ۲۴ ساعته دارد تا کاربران در هر زمان بتوانند مشکلشان را حل کنند. طراحی فارسی و امکان استفاده روی موبایل هم باعث شده کار با آن راحت باشد. در نتیجه، شرکت‌ها با استفاده از آژمان نه تنها به سامانه مودیان وصل می‌شوند، بلکه حسابداری‌شان هم سریع‌تر و دقیق‌تر انجام می‌شود.

نکات کاربردی برای شرکت‌ها

شرکت‌هایی که باید به سامانه مودیان وصل شوند، قبل از هر چیز لازم است نرم ‌افزاری انتخاب کنند که تأیید شده باشد. بعد از انتخاب نرم‌ افزار، بهتر است حسابدارها آموزش ببینند؛ حتی یک دوره کوتاه یا جلسه آنلاین می‌تواند کار را راحت‌تر کند. گرفتن نسخه پشتیبان از اطلاعات و یک بار تست کردن ارسال قبل از شروع اصلی هم باعث می‌شود مشکلات کمتر شود.

استفاده از امکاناتی مثل گزارش‌های مالیاتی آماده یا داشبوردهای تحلیلی، کمک می‌کند شرکت‌ها دید بهتری روی کارهای مالی داشته باشند. برای کسب‌وکارهایی که تراکنش زیادی دارند، نرم ‌افزارهای ابری و تحت وب مناسب‌تر هستند، چون راحت‌تر می‌توانند حجم بالای اطلاعات را مدیریت کنند. در آخر، مشورت با یک مشاور مالیاتی باعث می‌شود مطمئن شوید همه قوانین درست رعایت می‌شوند. رعایت همین چند نکته ساده، کار دیجیتال شدن را خیلی آسان‌تر می‌کند.

بیشتر بخوانید : چگونه نرم افزار حسابداری آنلاین به بهبود انطباق با قوانین مالیاتی و حسابرسی کمک می‌کند؟

جمع‌بندی

در نهایت، وصل کردن نرم افزار حسابداری به سامانه مودیان فقط یک اجبار قانونی نیست، بلکه به شرکت‌ها کمک می‌کند سریع‌تر و دقیق‌تر کارهای مالی را انجام دهند. با کنار گذاشتن روش‌های دستی و استفاده از نرم ‌افزار های آنلاین، اشتباهات کمتر می‌شوند، هزینه‌ها پایین می‌آیند و تصمیم‌گیری‌ها بهتر و به موقع انجام می‌شوند. پیشنهاد می‌کنیم شرکت‌ها هرچه زودتر از نرم ‌افزار هایی مثل آژمان استفاده کنند تا هم کار حسابداری ساده‌تر شود و هم آینده مالی مطمئن‌تری داشته باشند.

آژمان راهی آسان برای حسابداری آنلاین و ارسال اطلاعات به سامانه مودیان فراهم کرده است. همین حالا به جمع کاربران ما بپیوندید.

-