امنیت سایبری و حفظ رمزنگاری در سیستم‌های حسابداری آنلاین

اهمیت امنیت در داده‌های مالی

این روزها اطلاعات مالی یکی از مهم‌ترین دارایی‌های هر کسب‌وکار محسوب می‌شود و از مدیران مالی گرفته تا استارتاپ‌ها و شرکت‌های بزرگ، همیشه نگران امنیت این داده‌ها هستند. حالا اگر اطلاعات حساسی مثل تراکنش‌های بانکی، گزارش سود و زیان یا جزئیات پرداخت‌ها به دست هکرها برسد، نتیجه فقط از دست رفتن پول نیست، بلکه اعتماد مشتریان، مدیران و حتی شرکای تجاری هم دچار مشکل می‌شود و این ضربه‌ای است که جبران آن به‌سادگی ممکن نیست. بر اساس آمارهای جهانی، بیشتر از هشتاد درصد حملات سایبری به‌طور مستقیم سیستم‌های مالی را هدف قرار می‌دهند، چون این اطلاعات برای کلاهبرداری، جعل هویت و حتی اخاذی ارزش بالایی دارند و همین موضوع باعث می‌شود که توجه هکرها همیشه روی آن‌ها باشد.

به همین دلیل، امنیت سایبری در نرم افزار های حسابداری آنلاین فقط یک مسئله فنی نیست، بلکه دلیلی برای ایجاد اعتماد در میان کارکنان، مدیران و مشتریان به شمار می‌رود. در ادامه قصد داریم درباره تهدیدهایی که بیشتر انجام می‌شوند، استانداردهای مهم امنیتی و چند نکته کاربردی صحبت کنیم تا بتوانید با آگاهی بیشتر و آرامش خاطر از سیستم‌های مالی آنلاین استفاده کنید.

تهدیدات رایج: هک، باج‌افزار، افشای اطلاعات

تهدیدهای سایبری در حسابداری آنلاین کم نیستند و بعضی از آن‌ها خیلی رایج‌اند که یکی از مهم‌ترینشان هک است. مهاجمان معمولاً از نقص ها و ضعف‌های نرم ‌افزاری استفاده می‌کنند تا وارد سیستم شوند. حملات فیشینگ نمونه خوبی از این ماجراست؛ جایی که مدیر یا کارمند، بی‌خبر اطلاعات ورود خودش را در اختیار هکر می‌گذارد و همین باعث دسترسی غیرمجاز به داده‌های حساس می‌شود.

باج افزار هم تهدید جدی دیگری است که این بدافزار داده‌ها را قفل یا رمزنگاری می‌کند و برای بازگرداندنشان پول می‌خواهد. در سیستم‌های حسابداری که دائماً در حال به‌روزرسانی هستند، چنین حمله‌ای می‌تواند همه کارهای روزانه را بخواباند. آمارها نشان می‌دهد بیش از ۴۰ درصد شرکت‌های کوچک و متوسط در سال گذشته قربانی این نوع حمله‌ها شده‌اند.

از طرف دیگر، افشای اطلاعات هم مشکل بزرگی است که این اتفاق معمولاً به خاطر رمزنگاری ضعیف یا ذخیره‌سازی ناامن رخ می‌دهد. وقتی داده‌ها بین سرورها جابه‌جا می‌شوند، اگر پروتکل‌های امن استفاده نشود، امکان شنود و سرقت وجود دارد و این موضوع فقط مربوط به شرکت‌های بزرگ نیست؛ استارتاپ‌ها هم به خاطر منابع محدود بیشتر در معرض خطرند. حتی یک اشتباه کوچک می‌تواند باعث جریمه‌های قانونی یا از دست رفتن اعتماد مشتریان شود.

برای درک بهتر، جدول زیر تهدیدات رایج و تأثیرات آن‌ها را مقایسه می‌کنیم:

این جدول نشان‌دهنده واجب بودن استفاده از راهکارهای پیشگیرانه است.

استانداردهای امنیتی و رمزنگاری در نرم افزار های حسابداری

در نرم افزار های حسابداری آنلاین، امنیت اطلاعات خیلی مهم است و استانداردهایی برای آن وجود دارد. این استانداردها می‌گویند که باید دسترسی به اطلاعات کنترل شود، داده‌ها رمزنگاری شوند و سیستم همیشه تحت نظر باشد تا مشکلی پیش نیاید.

مثلاً اطلاعات حساس مثل شماره حساب یا کارت بانکی به شکلی ذخیره می‌شوند که اگر کسی به آن‌ها دسترسی پیدا کند، نتواند از آن‌ها استفاده کند. علاوه بر این، سیستم‌ها معمولاً از روش‌های تأیید هویت چندمرحله‌ای استفاده می‌کنند تا فقط افراد مجاز بتوانند وارد شوند. فایروال و سیستم‌هایی برای شناسایی حملات هم کمک می‌کنند که تهدیدها سریع دیده شوند و جلویشان گرفته شود.

همچنین گرفتن نسخه پشتیبان از اطلاعات و نگه داشتن آن در جای امن، جزو استانداردهای امنیتی است. در ایران هم سازمان‌هایی مثل افتا روی رعایت همین اصول تأکید دارند که رعایت این موارد نه تنها امنیت داده‌ها را بالا می‌برد، بلکه باعث می‌شود شرکت‌ها با قوانین مربوط به حفاظت از اطلاعات شخصی هم هماهنگ باشند.

راهکارهای نرم افزار آژمان برای حفاظت از داده‌ها

نرم افزار حسابداری تحت وب آژمان امکانات خوبی برای حفظ امنیت اطلاعات ارائه می‌دهد. این نرم افزار حسابداری آنلاین برای کسب‌وکارهای مختلف مثل بازرگانی، تولیدی، خدماتی و قراردادی طراحی شده و با استفاده از فناوری‌های ابری، امکان پشتیبان‌گیری امن را هم فراهم کرده است.

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های آژمان، امنیت اطلاعات است. این نرم افزار حسابداری آنلاین طوری طراحی شده که داده‌ها به شکل امن ذخیره شوند و وقتی بین سیستم و اینترنت جابه‌جا می‌شوند، محافظت شوند و علاوه بر این، با استفاده از روش‌های تأیید هویت چندمرحله‌ای و قفل سخت‌افزاری، مطمئن می‌شوید که فقط افراد مجاز می‌توانند وارد سیستم شوند.

برای مقابله با باج‌افزار، نرم افزار حسابداری آنلاین آژمان پشتیبان‌گیری خودکار و منظم دارد و داده‌ها را در سرورهای ابری امن ذخیره می‌کند. این یعنی اگر حمله‌ای رخ دهد، اطلاعات بدون نیاز به پرداخت باج، به سرعت بازیابی می‌شوند. به‌روزرسانی‌های امنیتی منظم هم کمک می‌کنند ضعف‌های احتمالی برطرف شوند.

برای جلوگیری از افشای اطلاعات، آژمان از کنترل دسترسی مبتنی بر نقش استفاده می‌کند. به این ترتیب، مدیر مالی فقط به گزارش‌ها دسترسی دارد و صاحب شرکت می‌تواند به همه اطلاعات دسترسی داشته باشد. علاوه بر این، یکپارچگی با سیستم‌های مودیان (ارسال فاکتور الکترونیکی به سازمان امور مالیاتی) امنیت تبادل داده‌ها را هم بیشتر می‌کند.این امکانات نه تنها امنیت را بالا می‌برند، بلکه با رابط کاربری ساده و دسترسی از موبایل، کار مدیران مالی و صاحبان کسب‌وکار را هم راحت‌تر کرده‌اند.

نکات عملی برای کاربران و مدیران IT

برای اینکه امنیت سیستم حسابداری به خوبی حفظ شود، چند نکته ساده وجود دارد که هم کارکنان و هم مدیران باید رعایت کنند:

1. آموزش کارکنان: بسیاری از حملات سایبری از طریق ایمیل‌های جعلی انجام می‌شوند. بنابراین لازم است کارکنان یاد بگیرند چگونه این ایمیل‌ها را بشناسند و مدیران هم بهتر است جلسات آموزشی لازم را مرتب برگزار کنند.
2. رمز عبور قوی: استفاده از رمزهای امن و تغییر آن‌ها به طور منظم خیلی مهم است. رمز عبور باید طولانی و شامل عدد یا علامت باشد. علاوه بر این، فعال کردن تأیید هویت دو مرحله‌ای باعث می‌شود کسی بدون اجازه نتواند وارد سیستم شود.
3. پشتیبان‌گیری منظم: داده‌ها را حداقل هفته‌ای یک‌بار در جای امن ذخیره کنید. آژمان امکان پشتیبان‌گیری خودکار را هم دارد، اما بهتر است گاهی بررسی کنید که نسخه پشتیبان سالم باشد.
4. نظارت روی فعالیت‌ها: گزارش‌ها و سابقه فعالیت‌ها را بررسی کنید تا رفتارهای مشکوک را زود شناسایی کنید. این کار کمک می‌کند قبل از اینکه مشکلی ایجاد شود، بتوانید جلوی آن را بگیرید.
5. به‌روزرسانی نرم‌ افزار: همیشه آخرین نسخه نرم ‌افزار را نصب کنید تا مشکلات امنیتی قبلی رفع شده باشند.
6. تست دوره‌ای: برای شرکت‌های بزرگ یا حتی استارتاپ‌ها، گاهی می‌توان از افراد متخصص برای بررسی امنیت سیستم کمک گرفت تا مطمئن شوید همه چیز درست کار می‌کند.

بیشتر بخوانید : امنیت داده‌ها در نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین: چه نکاتی را باید رعایت کرد؟

جمع‌بندی

امنیت در نرم ‌افزار های حسابداری آنلاین ، نقش مهمی در حفظ اعتماد و پایداری کسب‌وکار دارد. تهدیدهایی مثل هک، باج‌افزار و افشای اطلاعات همیشه وجود دارند، اما با استفاده از استانداردهای مناسب و امکاناتی که آژمان ارائه می‌دهد، می‌توان آن‌ها را کنترل کرد. آژمان با تمرکز روی رمزنگاری داده‌ها، پشتیبان‌گیری امن و کنترل دسترسی، گزینه‌ای مناسب برای مدیران مالی، صاحبان استارتاپ و شرکت‌های بزرگ است.

در نهایت امنیت را یک هزینه اضافی ندانید، بلکه آن را سرمایه‌گذاری برای محافظت از کسب‌وکار خود ببینید. با انتخاب نرم ‌افزاری مثل آژمان، آموزش کارکنان و رعایت نکات ساده امنیتی، می‌توانید اطلاعات مالی خود را در امان نگه دارید. اگر مدیر یک استارتاپ هستید، از نسخه آزمایشی رایگان آژمان استفاده کنید تا با امکانات امنیتی آن آشنا شوید. به یاد داشته باشید، آگاهی و مراقبت مداوم کلید موفقیت در دنیای دیجیتال است.