چگونه نرم ‌افزار حسابداری آنلاین صورتحساب‌های الکترونیکی را به سامانه مودیان ارسال می‌کند؟

اهمیت صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی

سیستم‌های مالیاتی الکترونیک در دنیای امروز نقش مهمی در شفافیت اقتصاد دارند و سامانه مودیان، که یکی از طرح‌های سازمان امور مالیاتی است، از سال ۱۴۰۲ به طور گسترده اجرا شده و مودیان را موظف کرده تا صورتحساب‌های الکترونیکی صادر و ارسال کنند. این سامانه برای کاهش فرار مالیاتی، ساده‌تر کردن کارهای اداری و دقیق‌تر کردن ثبت معاملات طراحی شده است. صورتحساب الکترونیکی علاوه بر اینکه یک قانون است و انجام آن اجباریست، به مدیران مالی و حسابداران کمک می‌کند تا کارها را بهتر و سریع‌تر انجام دهند.

ارسال این صورتحساب‌ها به سامانه مودیان مهم است، چون همه معاملات فروش باید به‌صورت الکترونیک ثبت شوند و این کار به سازمان مالیاتی کمک می‌کند تا نظارت بهتری بر جریان‌های مالی داشته باشد و مودیان را از جریمه‌های سنگین، مثل جریمه عدم ارسال، حفظ کند. برای حسابداران، این سامانه یعنی دسترسی آسان به اطلاعات دقیق و کاهش کاغذبازی های گذشته طبق گزارش‌ها، بیش از ۸۰ درصد مودیان بزرگ تا حالا به این سامانه وصل شده‌اند و انتظار می‌رود تا پایان ۱۴۰۴ همه مودیان به آن بپیوندند. استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین برای مدیریت این صورتحساب‌ها ضروری است، چون بدون آنها کار خیلی سخت می‌شود. این مقاله توضیح می‌دهد که چطور می‌توان از این نرم افزار ها برای ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی استفاده کرد و راهنمایی‌های کاربردی برای حرفه‌ای‌ها ارائه می‌دهد.

مشکلات روش سنتی صدور و ارسال صورتحساب

روش‌های سنتی صدور صورتحساب که به نوشتن دستی وابسته‌اند، مشکلات زیادی برای حسابداران و مدیران مالی ایجاد می‌کنند. در گذشته، فاکتورها را دستی می‌نوشتند، کپی می‌کردند و به مشتری می‌دادند که این کار زمان‌بر بود و ممکن بود اشتباهاتی مثل محاسبات غلط یا گم شدن اسناد پیش بیاید.

یکی از مشکلات بزرگ، پر چالش بودن این روش‌هاست. امکان جعل فاکتور یا ثبت اشتباه معاملات وجود دارد که می‌تواند باعث جریمه‌های مالیاتی شود. گزارش‌ها نشان می‌دهد پیش از سامانه مودیان، حدود یک‌سوم مشکلات مالیاتی به خاطر اسناد غیرمعتبر بود. همچنین، نگه‌داری فاکتورهای کاغذی جای زیادی می‌گیرد و پیدا کردن اسناد قدیمی سخت است، که باعث کاهش سرعت کار می‌شود.

از نظر هزینه هم این روش‌ها گران‌تر هستند؛ چاپ، ارسال و بایگانی اسناد هزینه زیادی دارد. در زمان کرونا، ارسال کاغذی اسناد تقریباً غیرممکن شده بود و همچنین نبود ارتباط با سیستم‌های بانکی یا حسابداری هم باعث تأخیر در پرداخت‌ها می‌شود. حسابداران با حجم زیادی فاکتور سر و کار دارند و  همچنین خطر گم شدن اسناد در حوادثی مثل آتش‌سوزی همیشه وجود دارد. رعایت نکردن قوانین جدید مثل سامانه مودیان هم می‌تواند کسب‌وکارها را به دردسر بیندازد. استفاده از روش‌های الکترونیک این مشکلات را حل می‌کند و امکان تحلیل بهتر داده‌ها را فراهم می‌کند.

فرآیند ارسال از طریق نرم افزار حسابداری آنلاین

نرم افزار های حسابداری آنلاین، کار حسابداری را با سامانه مودیان هماهنگ و ساده می‌کنند. این نرم ‌افزار ها با استفاده از API، ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی را خودکار انجام می‌دهند. مراحل این کار به‌صورت ساده در ادامه توضیح داده شده است:

ابتدا، مودی باید در سامانه مودیان ثبت‌نام کند و شناسه یکتای حافظه مالیاتی بگیرد. این شناسه مثل یک کد شناسایی دیجیتال است. سپس، باید گواهی امضای دیجیتال (سخت ‌افزاری یا نرم ‌افزاری) تهیه شود تا صورتحساب‌ها معتبر شوند. در نرم افزار حسابداری، صورتحساب‌ها طبق الگوهای سامانه مودیان (مثل نوع اول برای کالا یا نوع دوم برای خدمات) آماده می‌شوند. نرم افزار این اطلاعات را به فرمت XML تبدیل کرده و با امضای دیجیتال برای ارسال آماده می‌کند.

ارسال صورتحساب به دو روش انجام می‌شود: مستقیم یا با کمک شرکت‌های معتمد. در روش مستقیم، نرم‌ افزار خودش به سامانه مودیان وصل می‌شود و اطلاعات را می‌فرستد. در روش دیگر، شرکت‌های معتمد این کار را انجام می‌دهند. بعد از ارسال، سامانه یک کد ۱۸ رقمی (UID) می‌دهد که باید در فاکتور برای مشتری نشان داده شود. نرم ‌افزار همچنین امکان اصلاح یا لغو صورتحساب را دارد، کاری که در روش‌های سنتی ممکن نیست.

بیشتر بخوانید : مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین متصل به سامانه مودیان برای شرکت‌ها

جدول زیر مراحل این فرآیند را به‌طور کامل نشان می‌دهد:

معرفی نرم افزار حسابداری تحت وب آژمان

نرم‌ا فزار های حسابداری آنلاین، کار ارسال صورتحساب به سامانه مودیان را راحت کرده‌اند که یکی از این نرم افزار ها، آژمان است که به‌عنوان یک سیستم تحت وب، ارسال صورتحساب الکترونیکی را خیلی ساده می‌کند. با رابط کاربری راحت آژمان، حسابداران بدون نیاز به دانش فنی می‌توانند صورتحساب‌ها را آماده کنند.

در آژمان، اطلاعات فروش را وارد می‌کنید و نرم ‌افزار خودش الگوی سامانه مودیان را اعمال می‌کند. ارسال صورتحساب مستقیم با API انجام می‌شود و نیازی به واسطه نیست. مثلاً، مدیر مالی می‌تواند فاکتور را در داشبورد ببیند، امضای دیجیتال را اضافه کند و با یک کلیک بفرستد. این نرم ‌افزار برای شرکت‌هایی با فاکتورهای زیاد هم خوب است، چون ارسال انبوه دارد. در تست‌ها، زمان ارسال از چند ساعت به چند ثانیه رسیده است. آژمان داده‌ها را امن نگه می‌دارد و گزارش‌های ساده‌ای مثل رعایت قوانین مالیاتی می‌دهد.

نکات کاربردی برای حسابداران

برای بهتر شدن فرآیند ارسال صورتحساب به سامانه مودیان، حسابداران و مدیران مالی باید چند نکته را رعایت کنند. اول، گواهی امضای دیجیتال را همیشه به‌روز نگه دارید، چون اگر منقضی شود، ارسال متوقف می‌شود. دوم، از نرم افزار حسابداری تأییدشده توسط سازمان مالیاتی استفاده کنید تا مشکلی در فرمت صورتحساب پیش نیاید. سوم، تیم خود را مرتب آموزش دهید، مخصوصاً برای وارد کردن درست اطلاعاتی مثل کد اقتصادی.

بیشتر بخوانید : چگونه نرم افزار حسابداری آنلاین به بهبود انطباق با قوانین مالیاتی و حسابرسی کمک می‌کند؟

اگر نیاز به ابطال صورتحساب دارید، ظرف ۳۰ روز اقدام کنید و کد جدید (UID) بگیرید. برای معاملات خارجی، قوانین سامانه را چک کنید. استفاده از نرم ‌افزاری که با قوانین مالیاتی هماهنگ باشد، گزارش‌گیری را راحت‌تر می‌کند. در آخر، حتماً پشتیبان‌گیری ابری را فعال کنید تا داده‌ها امن بمانند.

در پایان، استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین برای ارسال صورتحساب به سامانه مودیان، تغییرات مهمی در کار حسابداری به وجود آورده است. این روش الزامات قانونی را پوشش می‌دهد و در عین حال، زمان را ذخیره و خطاها را کاهش می‌دهد. حسابداران با این رویکرد می‌توانند وقت بیشتری برای تحلیل‌های مهم بگذارند و به رشد کسب‌وکار کمک کنند. حرکت به سمت روش‌های دیجیتال، جهت‌گیری آینده حسابداری است.

-