حسابداری در شرکت های حمل و نقل و لجستیک

حسابداری شرکت‌های حمل‌ونقل نقش بسیار مهمی در مدیریت و کنترل امور مالی این نوع کسب‌وکارها دارد. شرکت‌های حمل‌ونقل و باربری نیز مانند سایر مجموعه‌های اقتصادی، به‌صورت ماهانه با هزینه‌ها، فاکتورها، خریدها و اسناد مرتبط با بارنامه‌ها سر و کار دارند و برای نظم‌دهی به این اطلاعات، به خدمات حسابداری تخصصی نیاز پیدا می‌کنند.

البته باید توجه داشت که روش‌های حسابداری در همه شرکت‌ها یکسان نیست. به همین دلیل، سیستم حسابداری در شرکت‌های حمل‌ونقل تفاوت‌هایی اساسی با سایر کسب‌وکارها دارد و لازم است متناسب با فعالیت این شرکت‌ها اجرا شود.اگر می‌خواهید بدانید حسابداری شرکت‌های حمل‌ونقل دقیقاً چگونه انجام می‌شود و چه نکاتی در آن اهمیت دارد، در ادامه با ما همراه باشید.

خدمات حسابداری شرکت های حمل و نقل

حسابداری شرکت‌های حمل‌ونقل یا باربری یعنی رسیدگی دقیق به تمام درآمدها، فاکتورها، هزینه‌های مالیاتی و سایر مخارج مربوط به فعالیت شرکت. در هر کسب‌وکاری حسابداری اهمیت زیادی دارد، اما در شرکت‌های حمل‌ونقل این اهمیت بیشتر است، چون تعداد فاکتورها، خرید و فروش‌ها و اسناد مالی در این شرکت‌ها بالاست. به همین دلیل بسیاری از شرکت‌های حمل‌ونقل، حسابداری خود را به شرکت‌های متخصص واگذار می‌کنند تا کارها دقیق‌تر و بدون خطا انجام شود.

به زبان ساده، چون تعداد حمل‌ونقل‌ها زیاد است، حساب‌های مالی باید منظم و دقیق مدیریت شوند تا همه گزارش‌ها و حسابرسی‌ها درست انجام گیرد.

نکته مهم این است که حسابداری شرکت‌های حمل‌ونقل باید توسط فردی انجام شود که با بارنامه‌ها و جزئیات مالی مربوط به آن‌ها آشنا باشد. حسابدار باید بتواند اطلاعات مربوط به تاریخ، مبلغ (به عدد و حروف) و نوع هزینه‌ها را در فاکتورهای باربری ثبت کند. بارنامه‌هایی که بررسی می‌شوند شامل مواردی مثل حق کمیسیون، هزینه اداره راه، حق پایانه و بیمه حمل بار هستند. همچنین حسابدار باید تمام هزینه‌ها، درآمدها و سودهای شرکت را با دقت محاسبه کند.

بیشتر بخوانید : نرم‌ افزار حسابداری برای صنف آموزش و برگزارکنندگان دوره‌های آنلاین

تفاوت حسابداری شرکت‌های حمل‌ونقل با سایر شرکت‌ها

حسابداری در همه شرکت‌ها یکسان نیست و با توجه به نوع فعالیت، فرق دارد. در شرکت‌های حمل‌ونقل چون تعداد مدارک مالی زیاد است، حسابداری آن‌ها تخصصی‌تر از شرکت‌های معمولی است. حسابداری که در این شرکت‌ها کار می‌کند باید با روند حسابرسی در شرکت‌های باربری آشنا باشد تا بتواند هزینه‌ها و درآمدها را درست ثبت و بررسی کند.

در مقایسه با سایر مشاغل، حسابداری در شرکت‌های حمل‌ونقل پیچیده‌تر است، چون هزینه‌ها و درآمدهای مختلفی مثل هزینه سوخت، تعمیر خودروها، بیمه بار و هزینه مسیر در آن موثر هستند. به همین دلیل حسابداری در این نوع شرکت‌ها باید با دقت بیشتری انجام شود.

مراحل حسابداری شرکت‌های باربری

برای انجام درست حسابداری در شرکت‌های باربری، لازم است چند مرحله مشخص طی شود تا همه فرآیندها به شکل دقیق و منظم ثبت شوند. این مراحل عبارت‌اند از:

1. مرحله انبارنامه:
   انبارنامه یا رسید انبار، برگه‌هایی هستند که ورود و خروج کالا از انبار را نشان می‌دهند. حسابدار باید این رسیدها و فاکتورهای مربوط به تحویل یا تخلیه بار را به دقت بررسی کند تا هیچ مغایرتی بین اسناد و موجودی انبار وجود نداشته باشد.
2. مرحله کریری:
   در این مرحله که به آن «کریری» گفته می‌شود، مدارک مربوط به باربری بین‌المللی یا شرکت‌های حمل‌ونقل هوایی بررسی می‌شوند. حسابدار باید این اسناد را جداگانه پیگیری کرده و اطمینان حاصل کند که اطلاعات مالی مربوط به حمل‌ونقل‌های بین‌المللی به‌درستی ثبت شده است.
3. مرحله فورواردی:
   یکی از بخش‌های مهم حسابداری در شرکت‌های حمل‌ونقل، مرحله فورواردی است. در این مرحله، شرکت باربری با تولیدکنندگان یا صاحبان کالا قرارداد حمل امضا می‌کند. مدارک مربوط به این قراردادها باید به شرکت باربری ارائه شود تا حسابدار بتواند پرداخت‌ها، دریافت‌ها و هزینه‌های مرتبط با حمل بار را ثبت کند. همچنین در همین مرحله، محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد رانندگان و کارکنان نیز انجام می‌شود.

دسته‌بندی هزینه‌ها و مخارج در حسابداری شرکت‌های باربری

در حسابداری شرکت‌های حمل‌ونقل، اولین وظیفه حسابدار پیگیری و طبقه‌بندی هزینه‌های مختلف شرکت است تا بتوان گزارش‌های مالی شفافی تهیه کرد. این هزینه‌ها شامل موارد زیر هستند:

• بررسی و حسابرسی هزینه‌های روزمره و اداری شرکت
• بررسی هزینه‌های مربوط به فروش و خدمات حمل‌ونقل
• حسابرسی مخارج مالی شرکت
• محاسبه و پرداخت حقوق و مزایای رانندگان و کارکنان
• ثبت هزینه‌های مربوط به استهلاک وسایل نقلیه و تجهیزات

علاوه بر موارد بالا، حسابدار شرکت‌های حمل‌ونقل باید هزینه‌های دیگری را نیز در نظر بگیرد که شامل موارد زیر است:

• هزینه‌های مربوط به حمل‌ونقل داخلی و خارجی
• هزینه‌های مرتبط با انبارداری و نگهداری کالاها
• مخارج مربوط به بازاریابی و تبلیغات
• هزینه‌های بسته‌بندی و آماده‌سازی کالا برای ارسال

نکات ثبت حسابداری برای شرکت های حمل و نقل

یک حسابدار حرفه‌ای در شرکت‌های حمل‌ونقل (زمینی یا هوایی) باید به‌خوبی با روند درآمدزایی این شرکت‌ها آشنا باشد. در واقع، زمانی که شرکت مسئولیت جابه‌جایی بار مشتریان را بر عهده می‌گیرد، رانندگان موظف‌اند کالا را از فروشنده تحویل گرفته و به خریدار تحویل دهند. در این میان، برای هر حمل‌ونقل باید بارنامه‌ای رسمی صادر شود تا تمامی مراحل و هزینه‌ها قابل پیگیری باشند.

بارنامه‌های مورد استفاده در حسابداری شرکت‌های حمل‌ونقل معمولاً به‌صورت خام تهیه می‌شوند و هر برگه دارای شماره ثبت مخصوص به خود است. حسابدار موظف است این بارنامه‌ها را تکمیل کرده و اطلاعات مربوط به نوع بار، مبلغ، تاریخ، مقصد و سایر جزئیات را در آن‌ها وارد کند.

در صورتی که یکی از بارنامه‌ها دچار مشکل یا خرابی شود، حسابدار باید گزارش مربوط به بارنامه معیوب را به مدیریت شرکت اعلام کرده و در سوابق مالی ثبت کند تا از بروز خطا در حساب‌ها جلوگیری شود. همچنین پرداخت هزینه‌های مربوط به بارنامه‌ها معمولاً به‌صورت تجمیعی انجام می‌شود و باید در اسناد مالی به‌طور دقیق ثبت گردد.

نکته بسیار مهم این است که حسابداری شرکت‌های حمل‌ونقل باید حتماً توسط افراد متخصص و باتجربه انجام شود، زیرا کوچک‌ترین اشتباه در ثبت اسناد می‌تواند باعث مغایرت در حساب‌ها و مشکلات مالی برای شرکت شود.

همچنین حسابداران این شرکت‌ها باید سند حسابداری مربوط به هر عملیات حمل‌ونقل را صادر کنند تا روند مالی شفاف و قابل‌پیگیری باشد. در این اسناد لازم است تمام هزینه‌های مرتبط با هر بارنامه به‌صورت دقیق ذکر شود. این هزینه‌ها می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• هزینه بیمه بار
• هزینه بیمه خودرو
• هزینه حمل و سوخت مصرفی
• سایر هزینه‌های جانبی مرتبط با حمل‌ونقل

تمام این موارد باید در بارنامه ثبت شوند تا مشتری از جزئیات هزینه‌ها آگاه باشد و شرکت نیز بتواند گزارش مالی دقیق و شفافی ارائه دهد.

بیشتر بخوانید : چگونه نرم افزار حسابداری به کسب‌وکارهای کشاورزی کمک می‌کند؟

اصطلاحات مهم و کاربردی در حسابداری شرکت‌های حمل‌ونقل

در حسابداری و فعالیت‌های مالی شرکت‌های حمل‌ونقل، اصطلاحات تخصصی زیادی وجود دارد که آشنایی با آن‌ها برای حسابداران و مدیران این حوزه ضروری است. در ادامه، مهم‌ترین مفاهیم و واژه‌های پرکاربرد این صنعت را به زبان ساده توضیح داده‌ایم:

• اسناد حمل: شامل مدارک و مستنداتی مانند قرارداد حمل، رسید دریافت کالا، سند مالکیت و مدارکی است که در صورت بروز خسارت، شرکت حمل‌ونقل می‌تواند از طریق آن‌ها برای دریافت خسارت بیمه اقدام کند.
• بارنامه: برگه یا مدرکی رسمی است که برای حمل یک محموله صادر می‌شود. در حمل‌ونقل دریایی به آن بیل آف لیدینگ (Bill of Lading)، در حمل‌ونقل جاده‌ای و هوایی CMR و در راه‌آهن CIM گفته می‌شود.
• ترانشیپ (Transshipment): یکی از رویه‌های گمرکی است که در آن کالا پس از ورود به یک منطقه گمرکی، با وسیله حمل‌ونقل دیگری به سمت مقصد نهایی ارسال می‌شود.
• پروفرما (Proforma Invoice): یا همان پیش‌فاکتور، سندی است که فروشنده از مبدأ صادر می‌کند تا ارزش کالا و شرایط فروش را مشخص کند. این سند باید توسط مرکز تهیه و توزیع مربوطه تأیید شود.
• CIF: در حمل‌ونقل دریایی، به مجموع هزینه‌ای گفته می‌شود که کالا تا زمان قرار گرفتن روی کشتی در بندر مقصد دارد. این هزینه شامل قیمت کالا در مبدأ، بسته‌بندی، کرایه حمل تا بندر مقصد و بیمه حمل‌ونقل است.
• کاپوتاژ: به حمل کالا از یک بندر کشور به بندر دیگر یا از یک گمرک به گمرک دیگر از طریق کشورهای همسایه گفته می‌شود. انجام این فرایند نیازمند انجام تشریفات گمرکی و تنظیم اظهارنامه هنگام خروج و ورود کالا است.
• VGM: مخفف عبارت Verified Gross Mass به معنای وزن ناخالص تأیید شده کانتینر است. این وزن شامل وزن خود کانتینر، بار داخل آن و تمام متعلقات محموله می‌شود.
• ارزش گمرکی کالاهای صادراتی: ارزش مالی کل کالاهایی است که در فرآیند صادرات از کشوری به کشور دیگر ارسال می‌شوند. این ارزش شامل هزینه حمل، بیمه، بسته‌بندی و سایر مخارج مرتبط است و معمولاً بر حسب ارز خارجی یا محلی محاسبه می‌شود.
• اسناد مثبته گمرکی: مدارکی هستند که نشان می‌دهند کالای وارداتی به‌صورت قانونی وارد کشور شده است. اطلاعات درج‌شده در این اسناد باید با مشخصات کالای وارداتی مطابقت کامل داشته باشد.
• اظهارنامه کالا (اظهارنامه گمرکی): سندی رسمی است که صاحب کالا در آن، اطلاعات دقیق مربوط به نوع، مقدار، ارزش و مبدا کالا را به گمرک اعلام می‌کند.
• اظهارنامه ورود یا خروج: مدرکی است که توسط متصدی حمل‌ونقل یا نماینده او برای اعلام ورود یا خروج وسیله نقلیه به گمرک ارائه می‌شود. در این سند اطلاعاتی مانند مسیر، نوع وسیله، بار و مشخصات کارکنان ذکر می‌شود.
• اظهارنامه مبدا: سندی بین‌المللی که توسط اتاق بازرگانی صادر می‌شود و کشور تولیدکننده یا سازنده کالا را مشخص می‌کند. در این سند، اطلاعات دقیق درباره مبدا کالا و نوع آن نوشته شده است.
• فله: به کالاهایی گفته می‌شود که بدون بسته‌بندی یا لفاف خاصی حمل می‌شوند، مانند گندم، شکر، ذرت یا حبوبات.
• کارنه تیر (TIR Carnet): سندی بین‌المللی برای حمل زمینی کالا است که امکان عبور وسیله نقلیه از کشورهای مسیر تا مقصد را بدون نیاز به انجام تشریفات گمرکی در هر کشور فراهم می‌کند.
• کارنه دو پاساژ: در واقع گذرنامه‌ای مخصوص وسایل نقلیه جاده‌ای است که برای ورود موقت به کشورهای دیگر صادر می‌شود.
• اعلامیه ارز: سندی بانکی است که میزان ارز انتقال‌یافته برای خرید کالا، معادل ریالی آن و تاریخ گشایش اعتبار را مشخص می‌کند.
• بارانداز: محوطه‌ای سرپوشیده و نیمه‌باز است که برای نگهداری کالاها در برابر آفتاب، باران و برف استفاده می‌شود. معمولاً در اطراف انبار یا پایانه‌های باربری ساخته می‌شود.
• بارنویسی: عملی است که طی آن مأموران مخصوص، جزئیات کالا را هنگام تخلیه از وسیله حمل‌ونقل یادداشت و ثبت می‌کنند.
• درابک: نوعی عوارض یا مالیات است که هنگام ورود یا خروج کالا از کشور دریافت می‌شود.
• دمپینگ: به معنای عرضه کالا در بازار با قیمتی پایین‌تر از هزینه واقعی تولید آن است و معمولاً با هدف رقابت یا تسلط بر بازار انجام می‌شود.
• فعالیت کریر (Carrier Activity): به حمل مستقیم کالا از مبدأ تا مقصد توسط شرکت یا فردی که مجوز رسمی حمل‌ونقل دارد گفته می‌شود. این حمل می‌تواند از طریق جاده، هوا، دریا یا راه‌آهن انجام گیرد.

جمع‌بندی

حسابداری در شرکت‌های حمل‌ونقل و لجستیک برای مدیریت هزینه‌ها و درآمدها بسیار مهم است. این شرکت‌ها با حجم زیادی از بارنامه‌ها، فاکتورها و اسناد مالی روبه‌رو هستند و بدون ثبت دقیق، کنترل مالی دشوار می‌شود.

کار حسابدار شامل ثبت بارنامه‌ها، محاسبه هزینه‌ها و درآمدها، پرداخت حقوق رانندگان و پیگیری اسناد مالی است و حسابدار باید با بیمه، سوخت، تعمیرات و مقررات گمرکی آشنا باشد تا گزارش‌های دقیق و قابل اعتماد ارائه دهد.

به‌طور خلاصه، حسابداری درست باعث می‌شود شرکت:

• هزینه‌ها و درآمدها را دقیق کنترل کند
• خطاهای مالی کاهش یابد
• گزارش‌های مالی واضح و شفاف داشته باشد
• تصمیم‌گیری برای مدیریت حمل‌ونقل آسان‌تر شود

حسابداری دقیق و منظم، کلید عملکرد بهتر، کاهش مشکلات مالی و رضایت مشتریان و رانندگان است.

جدول حسابداری در شرکت‌های حمل‌ونقل

معرفی نرم افزار حسابداری آنلاین آژمان برای شرکت های حمل و نقل و لجستیک

نرم افزار حسابداری آنلاین آژمان با در نظر گرفتن نیازهای خاص شرکت‌های حمل‌ونقل و لجستیک طراحی شده است. در این نوع کسب‌وکارها، کنترل هزینه‌های سوخت، حقوق رانندگان، تعمیرات ناوگان و مدیریت قراردادها اهمیت زیادی دارد. آژمان با فراهم‌کردن امکان ثبت خودکار هزینه‌ها، مدیریت فاکتورها و گزارش‌گیری لحظه‌ای از وضعیت مالی هر مسیر یا پروژه، به مدیران کمک می‌کند دیدی دقیق و واقعی از عملکرد مالی مجموعه خود داشته باشند. علاوه بر این، به‌دلیل آنلاین بودن سیستم، اطلاعات مالی در هر زمان و از هر مکان در دسترس است؛ موضوعی که برای شرکت‌های حمل‌ونقل بین‌شهری و سراسری یک مزیت بزرگ محسوب می‌شود.

اگر مدیریت مالی شرکت حمل‌ونقل شما وقت‌گیر و پراشتباه شده، وقت آن رسیده که کار را به آژمان بسپارید. نرم افزار حسابداری آنلاین آژمان تمام داده‌های مالی را یک‌جا جمع می‌کند، هزینه‌ها را شفاف نشان می‌دهد و تصمیم‌گیری مالی را ساده‌تر می‌سازد. با آژمان، کنترل امور مالی از هر مکان و در هر زمان در دسترس شماست. همین امروز کارتان را ساده‌تر کنید.

-