نکات امنیت سایبری برای استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری ابری

چرا حسابداری ابری جذاب است اما تهدیدات سایبری را نباید نادیده گرفت؟

حسابداری ابری این روزها به سرعت جای خود را در کسب‌وکارها باز کرده است. دسترسی به اطلاعات مالی از هر مکان، امکان همکاری تیمی بی‌دردسر و کاهش هزینه‌های نگهداری سرورها تنها بخشی از مزایای آن است. اما در کنار این جذابیت‌ها، تهدیدات سایبری همیشه یک واقعیت جدی هستند که نمی‌توان نادیده گرفت.

تصور کنید شرکتی که همه سوابق مالی‌اش روی نرم افزار حسابداری ابری ذخیره شده است، یک روز متوجه می‌شود داده‌های مهمش در دست هکرها قرار گرفته است. ضرر مالی، آسیب به اعتبار شرکت و سردرگمی در مدیریت امور، تنها بخش کوچکی از پیامدهای این نفوذ است. چنین اتفاق‌هایی نشان می‌دهد که حتی بهترین نرم افزار حسابداری بدون رعایت نکات امنیتی، می‌تواند خطرناک باشد.

در این مقاله، ما 5 نکته ساده اما حیاتی را به شما معرفی می‌کنیم که می‌تواند امنیت داده‌های مالی‌تان را در نرم افزار حسابداری ابری تضمین کند. این نکات به گونه‌ای طراحی شده‌اند که هر مدیر مالی یا حسابدار بتواند آن‌ها را به راحتی در سازمان خود اجرا کند و ریسک نفوذ و از دست رفتن اطلاعات را به حداقل برساند.

دسترسی‌ها را قفل کنید، نه فقط نرم افزار را!

اولین قدم برای امن نگه داشتن داده‌های مالی در نرم افزار حسابداری ابری، مدیریت صحیح دسترسی‌ها است. هرچقدر نرم افزار حسابداری شما امن باشد، اگر کنترل دسترسی کاربران به درستی انجام نشود، احتمال نفوذ و سوءاستفاده بسیار بالا می‌رود. در ادامه، سه نکته مهم برای مدیریت دسترسی‌ها آورده شده است:

1. رمزهای عبور قوی
   رمز عبور ساده و قابل حدس، اولین دروازه امنیتی شما را می‌شکند. استفاده از رمزهای عبور قوی که شامل حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نمادها هستند، اولین گام برای محافظت از اطلاعات مالی است. علاوه بر این، تغییر دوره‌ای رمزها و خودداری از استفاده از یک رمز برای چند حساب مختلف، امنیت شما را به طور قابل توجهی افزایش می‌دهد.
2. تأیید هویت دو مرحله‌ای
   فعال کردن تأیید هویت دو مرحله‌ای یک لایه امنیتی اضافی ایجاد می‌کند. حتی اگر رمز عبور شما لو برود، بدون کد دوم که معمولاً روی گوشی همراه یا ایمیل ارسال می‌شود، دسترسی به نرم افزار حسابداری غیرممکن خواهد بود. این روش ساده، جلوی بسیاری از نفوذهای رایج را می‌گیرد.
3. نقش‌ها و دسترسی‌ها را هوشمندانه تنظیم کنید
   همه کاربران نباید به همه بخش‌های نرم افزار حسابداری دسترسی داشته باشند. تعیین نقش‌ها و محدود کردن دسترسی‌ها بر اساس نیاز هر کاربر، نه تنها امنیت را افزایش می‌دهد، بلکه از اشتباهات انسانی که ممکن است به داده‌ها آسیب برساند نیز جلوگیری می‌کند. به عنوان مثال، یک کاربر بخش فروش نیازی به دسترسی به تنظیمات مالی یا گزارش‌های حسابداری کامل ندارد.

با رعایت این سه نکته ساده، می‌توانید اولین و مهم‌ترین سد امنیتی خود را در نرم افزار حسابداری ابری محکم کنید و خیال خود را از دسترسی‌های غیرمجاز راحت کنید.

داده‌هایتان را از دید هکرها پنهان کنید!

امنیت دسترسی‌ها قدم اول است، اما حفاظت از خود داده‌ها قدم بعدی و حیاتی است. حتی با کنترل دسترسی مناسب، اگر داده‌ها رمزگذاری نشده باشند یا نسخه پشتیبان وجود نداشته باشد، خطر نفوذ یا از دست رفتن اطلاعات همیشه وجود دارد. در ادامه دو نکته کلیدی برای محافظت از داده‌ها آورده شده است:

1. رمزگذاری

رمزگذاری داده‌ها یکی از مهم‌ترین روش‌ها برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز است. با رمزگذاری، حتی اگر هکرها موفق به نفوذ شوند، داده‌ها به شکل قابل خواندن در اختیارشان قرار نمی‌گیرد. اکثر نرم افزار حسابداری ابری و آنلاین مدرن از رمزگذاری استاندارد برای ذخیره و انتقال داده‌ها استفاده می‌کنند، اما اطمینان از فعال بودن این قابلیت، بخش مهمی از مسئولیت شماست.

2. بکاپ‌گیری منظم

تهدیدات سایبری تنها از نفوذ هکرها ناشی نمی‌شوند؛ خطاهای انسانی، مشکلات سخت‌افزاری یا خرابی سرورها نیز می‌توانند داده‌ها را از بین ببرند. بکاپ‌گیری منظم از اطلاعات، نسخه‌ای امن برای بازیابی در شرایط اضطراری فراهم می‌کند. توصیه می‌شود نسخه‌های بکاپ در مکان فیزیکی و دیجیتال جداگانه نگهداری شوند تا در صورت بروز حادثه، امکان بازگرداندن داده‌ها بدون مشکل وجود داشته باشد.

با رعایت این دو نکته ساده اما اساسی، داده‌های مالی شما در نرم افزار حسابداری ابری تا حد زیادی از دید هکرها و خطرات احتمالی محفوظ می‌ماند.

بیشتر بخوانید : امنیت سایبری و حفظ رمزنگاری در سیستم‌های حسابداری آنلاین

نرم افزار تان همیشه آپدیت باشد!

یکی دیگر از اصول حیاتی برای حفظ امنیت در نرم افزار حسابداری ابری، به‌روزرسانی منظم و انتخاب سرویس‌دهنده امن است. حتی بهترین نرم افزار حسابداری بدون مراقبت و به‌روزرسانی، نمی‌تواند داده‌های شما را به‌طور کامل محافظت کند.

• به‌روزرسانی‌ها را جدی بگیرید
  توسعه‌دهندگان نرم افزار حسابداری به‌طور مداوم نقاط ضعف امنیتی را شناسایی و رفع می‌کنند. هر آپدیت نرم افزار شامل اصلاحات امنیتی و بهبود عملکرد است که مانع نفوذ هکرها می‌شود. نادیده گرفتن به‌روزرسانی‌ها مثل باز گذاشتن درهای خانه مقابل سارق است؛ بنابراین همیشه نرم افزار خود را به آخرین نسخه ارتقا دهید تا از مزایای امنیتی جدید بهره‌مند شوید.
• سرویس‌دهنده امن انتخاب کنید
  امنیت داده‌های شما در فضای ابری تا حد زیادی به سرویس‌دهنده‌ای که نرم افزار حسابداری را ارائه می‌کند وابسته است. قبل از انتخاب سرویس‌دهنده، مطمئن شوید که استانداردهای امنیتی لازم را رعایت می‌کند، شامل رمزگذاری داده‌ها، پشتیبان‌گیری منظم و سیاست‌های حفاظتی دقیق. انتخاب یک سرویس‌دهنده معتبر، پایه‌ای محکم برای حفظ اطلاعات مالی شما فراهم می‌کند.

با رعایت این دو نکته ساده اما حیاتی، می‌توانید نرم افزار حسابداری ابری خود را همیشه امن و آماده استفاده نگه دارید و خطر نفوذ یا از دست رفتن داده‌ها را به حداقل برسانید.

کارکنان‌تان اولین خط دفاع هستند!

یکی از مهم‌ترین عناصر امنیت در نرم افزار حسابداری تحت وب و ابری، آموزش و آگاهی کارکنان است. حتی بهترین نرم افزار حسابداری بدون همکاری و دقت کاربران، نمی‌تواند امنیت داده‌ها را تضمین کند.

• آموزش فیشینگ و تهدیدات سایبری

بسیاری از نفوذهای سایبری با یک ایمیل یا پیام ساده آغاز می‌شوند. آموزش کارکنان درباره روش‌های فیشینگ، ایمیل‌های مشکوک و تهدیدات رایج سایبری، به کاهش احتمال خطای انسانی کمک می‌کند. اشتباه کوچک یک کاربر می‌تواند منجر به دسترسی غیرمجاز هکرها و خسارت مالی و اطلاعاتی شود، بنابراین آموزش مستمر و واقعی، ضروری است.

• فرهنگ امنیتی بسازید، نه فقط دستورالعمل

تنظیم دستورالعمل‌ها کافی نیست؛ امنیت باید بخشی از فرهنگ سازمانی شود. وقتی کارکنان اهمیت حفاظت از داده‌ها را درک کنند و خود را مسئول نگهداری اطلاعات بدانند، احتمال رخداد خطا به شدت کاهش می‌یابد. ایجاد محیطی که امنیت داده‌ها را ارزشمند بداند، اولین و محکم‌ترین خط دفاع در برابر تهدیدات سایبری است.

با رعایت این نکات، کارکنان شما نه تنها کاربران نرم افزار حسابداری خواهند بود، بلکه نقش فعال و مؤثری در حفاظت از داده‌های مالی ایفا می‌کنند.

فعالیت‌ها را زیر نظر داشته باشید!

امنیت نرم افزار حسابداری ابری تنها به رمزگذاری و محدود کردن دسترسی‌ها محدود نمی‌شود. نظارت مداوم بر فعالیت‌ها بخش مهمی از محافظت اطلاعات است. با رصد رفتارهای مشکوک و استفاده از شبکه‌های امن، می‌توان تهدیدات احتمالی را قبل از ایجاد مشکل شناسایی و کنترل کرد.

• هر حرکت غیرعادی را شناسایی کنید
  ورود از مکان‌های ناشناس، تلاش‌های مکرر برای وارد کردن رمز اشتباه یا تغییر ناگهانی داده‌ها می‌تواند نشانه نفوذ یا خطای کاربری باشد. با بررسی منظم گزارش‌ها و فعالیت‌های نرم افزار حسابداری، این رفتارها به سرعت شناسایی شده و اقدامات لازم برای جلوگیری از خطر انجام می‌شود.
• VPN و شبکه‌های امن برای دسترسی از راه دور

اگر کاربران از راه دور به نرم افزار حسابداری دسترسی دارند، استفاده از شبکه‌های امن و VPN ضروری است. این کار باعث می‌شود داده‌ها هنگام انتقال رمزگذاری شوند و دسترسی هکرها محدود شود. علاوه بر افزایش امنیت، اتصال امن اطمینان خاطر مدیران و کارکنان را نیز تضمین می‌کند.

با رعایت این دو نکته ساده و حیاتی، می‌توانید فعالیت‌های نرم افزار حسابداری تحت وب و ابری را به طور کامل زیر نظر داشته باشید و ریسک نفوذ یا از دست رفتن داده‌ها را به حداقل برسانید.

چک لیست امنیتی برای نرم افزار های حسابداری ابری

برای محافظت از داده‌ها در نرم افزار حسابداری ابری، رعایت نکات ساده و عملی می‌تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند. این چک‌لیست به شما کمک می‌کند هر روز یا هر هفته فعالیت‌های امنیتی خود را بررسی و کنترل کنید.

نکات عملی که می‌توانید همین امروز اجرا کنید:

• رمزهای عبور قوی و منحصر به فرد برای هر حساب استفاده کنید و آن‌ها را دوره‌ای تغییر دهید.
• تأیید هویت دو مرحله‌ای  را برای همه کاربران فعال کنید.
• دسترسی‌ها و نقش کاربران را بر اساس نیاز واقعی تنظیم کنید و اجازه دسترسی غیرضروری ندهید.
• داده‌ها را رمزگذاری کنید تا در صورت نفوذ، قابل خواندن نباشند.
• بکاپ‌گیری منظم از اطلاعات انجام دهید و نسخه پشتیبان را در مکان امن نگه دارید.
• نرم افزار حسابداری را همیشه به آخرین نسخه به‌روزرسانی کنید.
• فعالیت‌های مشکوک را پایش کنید و گزارش‌های نرم افزار را مرتب بررسی کنید.
• هنگام دسترسی از راه دور از VPN و شبکه‌های امن استفاده کنید.
• کارکنان را آموزش دهید تا تهدیدهای سایبری و فیشینگ را بشناسند.
• فرهنگ امنیتی را در سازمان ایجاد کنید و رعایت آن را به عادت روزانه تبدیل کنید.

قالب چک‌لیست روزانه/هفتگی برای مدیران مالی:

• بررسی فعالیت‌های غیرعادی کاربران
• اطمینان از بکاپ‌گیری و ذخیره امن داده‌ها
• بررسی به‌روزرسانی نرم افزار و اعمال تغییرات امنیتی
• تأیید فعال بودن VPN و دسترسی‌های امن برای کاربران
• مرور نکات امنیتی با کارکنان و آموزش‌های کوتاه

با اجرای منظم این چک‌لیست، می‌توانید امنیت نرم افزار حسابداری ابری و آنلاین خود را تضمین کرده و ریسک نفوذ یا از دست رفتن داده‌ها را به حداقل برسانید.

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

حسابداری ابری امکانات زیادی برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند، از دسترسی آسان به اطلاعات مالی گرفته تا همکاری راحت تیم‌ها و کاهش هزینه‌های نگهداری سرورها. اما همان‌طور که در طول مقاله اشاره شد، جذابیت این فناوری نمی‌تواند تهدیدات سایبری را نادیده بگیرد. امنیت داده‌ها نیازمند توجه به چند محور کلیدی است: مدیریت دسترسی‌ها، رمزگذاری و بکاپ‌گیری، به‌روزرسانی نرم افزار و انتخاب سرویس‌دهنده امن، آموزش کارکنان و نظارت مستمر بر فعالیت‌ها.

با رعایت این اصول ساده اما حیاتی، می‌توان از داده‌های مالی در نرم افزار حسابداری ابری به خوبی محافظت کرد و ریسک نفوذ یا از دست رفتن اطلاعات را به حداقل رساند. استفاده منظم از چک‌لیست امنیتی روزانه و هفتگی نیز به شما کمک می‌کند نکات امنیتی را فراموش نکنید و سازمان خود را همواره آماده و مقاوم نگه دارید.

در نهایت، امنیت در نرم افزار حسابداری آنلاین و ابری یک فرآیند مستمر است، نه یک اقدام یک‌باره. ترکیب ابزارهای فنی، آگاهی کاربران و نظارت هوشمندانه، پایه‌ای محکم برای حفاظت از داده‌ها و اعتماد سازمان شما ایجاد می‌کند. با اجرای این نکات، می‌توانید با اطمینان از مزایای حسابداری ابری بهره ببرید و در عین حال داده‌های مالی خود را امن نگه دارید.

بیشتر بخوانید : امنیت داده‌ها در نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین: چه نکاتی را باید رعایت کرد؟

حسابداری ابری امن، سریع و بدون نگرانی با آژمان

شما از راحتی و سرعت حسابداری ابری لذت می‌برید، اما امنیت داده‌های مالی نباید قربانی سهولت شود. با نرم افزار حسابداری تحت وب آژمان، همه نکات امنیتی که در این مقاله خواندید را عملی کنید و خیالتان از دسترسی غیرمجاز، از دست رفتن اطلاعات و تهدیدات سایبری راحت باشد.

چرا آژمان؟

• کنترل دسترسی هوشمند: هر کاربر فقط به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی دارد، اشتباهات انسانی کاهش می‌یابد.
• رمزگذاری کامل داده‌ها: داده‌های مالی شما حتی در صورت نفوذ هکرها، امن باقی می‌ماند.
• بکاپ خودکار و مطمئن: امکان بازیابی سریع اطلاعات در شرایط اضطراری.
• نظارت لحظه‌ای بر فعالیت‌ها: هر حرکت مشکوک شناسایی و مدیریت می‌شود.
• دسترسی امن از هر مکان و دستگاه: مدیریت مالی بدون محدودیت مکانی، با امنیت کامل.

با آژمان، امنیت، کنترل و راحتی استفاده همزمان در اختیار شماست. دیگر لازم نیست بین سرعت و امنیت دست به انتخاب بزنید.

سوالات متداول

چرا استفاده از نرم افزار حسابداری ابری خطرناک است؟

حسابداری ابری مزایای زیادی دارد، اما اگر نکات امنیتی رعایت نشود، داده‌های مالی شما در معرض نفوذ هکرها یا خطای انسانی قرار می‌گیرد. برای امن کردن اطلاعات، باید مدیریت دسترسی‌ها، رمزگذاری داده‌ها، بکاپ‌گیری منظم و آموزش کارکنان را جدی بگیرید.

رمز عبور قوی چگونه باید باشد؟

رمز عبور قوی حداقل شامل ۸ کاراکتر، ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نمادها است. همچنین از استفاده یک رمز برای چند حساب خودداری کنید و دوره‌ای آن را تغییر دهید.

تأیید هویت دو مرحله‌ای چه مزیتی دارد؟

با فعال کردن تأیید هویت دو مرحله‌ای، حتی اگر رمز عبور شما لو برود، بدون کد دوم (ارسالی به گوشی یا ایمیل) دسترسی به نرم افزار حسابداری غیرممکن می‌شود و امنیت حساب‌ها بسیار بالاتر می‌رود.

نقش‌ها و دسترسی کاربران چه تاثیری در امنیت دارند؟

تعیین نقش‌ها باعث می‌شود هر کاربر فقط به بخش‌هایی که نیاز دارد دسترسی داشته باشد. این کار ریسک اشتباهات انسانی و نفوذ به داده‌های حساس را کاهش می‌دهد.

بکاپ‌گیری منظم چه اهمیتی دارد؟

بکاپ‌گیری منظم از داده‌ها باعث می‌شود در صورت خرابی سرور، خطاهای انسانی یا نفوذ هکرها، امکان بازیابی سریع و امن اطلاعات وجود داشته باشد. توصیه می‌شود نسخه‌های بکاپ در مکان‌های فیزیکی و دیجیتال جداگانه نگهداری شوند.

چگونه می‌توان فعالیت‌های مشکوک را شناسایی کرد؟

ورود از مکان‌های ناشناس، تلاش‌های مکرر برای ورود با رمز اشتباه یا تغییر ناگهانی داده‌ها می‌تواند نشانه فعالیت مشکوک باشد. با پایش گزارش‌ها و مانیتورینگ نرم افزار حسابداری، می‌توان این موارد را سریع شناسایی کرد.

VPN و شبکه امن چه کمکی به امنیت می‌کنند؟

هنگام دسترسی از راه دور، VPN و شبکه امن داده‌ها را رمزگذاری می‌کنند و مانع دسترسی هکرها می‌شوند. این روش باعث امنیت بیشتر و اطمینان خاطر مدیران و کارکنان می‌شود.

آموزش کارکنان چگونه امنیت نرم افزار حسابداری را افزایش می‌دهد؟

آموزش کارکنان درباره فیشینگ، ایمیل‌های مشکوک و تهدیدات رایج باعث کاهش خطاهای انسانی می‌شود. همچنین ایجاد فرهنگ امنیتی در سازمان، رعایت روزانه نکات امنیتی را به عادت تبدیل می‌کند.

چگونه می‌توان نرم افزار حسابداری ابری را همیشه امن نگه داشت؟

با رعایت چند نکته ساده: به‌روزرسانی نرم افزار به آخرین نسخه، انتخاب سرویس‌دهنده معتبر، فعال کردن رمزگذاری و بکاپ‌گیری، مدیریت دسترسی‌ها و پایش فعالیت‌ها، می‌توان نرم افزار را همیشه امن نگه داشت.

چرا نرم افزار حسابداری تحت وب آژمان امن‌تر است؟

آژمان تمام اصول امنیتی بالا را عملی کرده و امکاناتی مثل کنترل دسترسی هوشمند، رمزگذاری داده‌ها، بکاپ خودکار، مانیتورینگ فعالیت‌ها و دسترسی امن از هر دستگاه را ارائه می‌دهد. با آژمان، امنیت و راحتی استفاده همزمان در دسترس شماست.