اتوماسیون فرآیندها (RPA) در تهیه اظهارنامه و گزارشات مالیاتی در نرم افزار آژمان

در دنیای پرشتاب کسب‌وکارهای امروزی، جایی که قوانین مالیاتی دائماً در حال تغییر هستند و حجم داده‌های مالی روزبه‌روز افزایش می‌یابد، تهیه اظهارنامه و گزارشات مالیاتی به یکی از چالش‌برانگیزترین وظایف برای حسابداران و مدیران مالی تبدیل شده است. تصور کنید که در پایان هر دوره مالی، باید ساعت‌ها صرف جمع‌آوری داده‌ها، محاسبات پیچیده و بررسی اسناد شوید، در حالی که کوچک‌ترین خطایی می‌تواند منجر به جریمه‌های سنگین یا حتی مشکلات قانونی شود. طبق آمار سازمان امور مالیاتی ایران، بیش از ۳۰ درصد از اظهارنامه‌های ارسالی در سال‌های اخیر به دلیل اشتباهات انسانی نیاز به اصلاح داشته‌اند. این پیچیدگی‌ها نه تنها زمان و انرژی تیم‌های مالی را هدر می‌دهند، بلکه ریسک‌های مالی را نیز افزایش می‌دهند. اما خوشبختانه، فناوری‌های نوین مانند اتوماسیون فرآیندهای رباتیک (RPA) و نرم افزار های حسابداری تحت وب ، راه‌حل‌های هوشمندی برای غلبه بر این چالش‌ها ارائه می‌دهند. در این مقاله، به بررسی نقش RPA در ساده‌سازی فرآیندهای مالیاتی می‌پردازیم و نشان می‌دهیم چگونه این ابزارها می‌توانند بهره‌وری را افزایش دهند و کاربران را به سمت یک مدیریت مالی کارآمد هدایت کنند.

معرفی RPA و کاربردهای آن در حسابداری

اتوماسیون فرآیندهای رباتیک (RPA) فناوری‌ای است که از ربات‌های نرم ‌افزاری برای خودکارسازی وظایف تکراری و مبتنی بر قوانین استفاده می‌کند. این ربات‌ها می‌توانند فعالیت‌هایی مانند ورود داده، محاسبات، استخراج اطلاعات از اسناد و حتی ارسال گزارش‌ها را بدون دخالت انسانی انجام دهند. RPA نه تنها سرعت عمل را افزایش می‌دهد، بلکه دقت را نیز تضمین می‌کند، زیرا از الگوریتم‌های برنامه‌ریزی‌شده پیروی می‌کند که خطاهای انسانی را حذف می‌کنند.

در حوزه حسابداری، RPA  کاربردهای گسترده‌ای دارد. برای مثال، در تهیه گزارشات مالیاتی، RPA می‌تواند داده‌های مالی را از منابع مختلف جمع‌آوری کند، محاسبات مالیاتی را انجام دهد و گزارش‌ها را به فرمت‌های استاندارد تبدیل کند. طبق گزارشات، شرکت‌ هایی که از RPA استفاده می‌کنند، می‌توانند تا ۵۰ درصد زمان صرف‌شده برای فرآیندهای مالی را کاهش دهند. در حسابداری مالیاتی، RPA  به ویژه در اتصال به سامانه‌های دولتی مانند سامانه مودیان مفید است، جایی که ارسال صورت‌حساب‌های الکترونیکی باید به صورت دقیق و به‌موقع انجام شود. نرم ‌افزار های پیشرفته مانند آژمان، که بر پایه فناوری‌های ابری ساخته شده‌اند، RPA را با ابزارهای حسابداری ادغام کرده‌اند تا کاربران بتوانند از مزایای اتوماسیون حسابداری بهره‌مند شوند. این نرم افزار نه تنها RPA مالیاتی را پشتیبانی می‌کند، بلکه با ویژگی‌های مانند گزارش‌گیری لحظه‌ای و پشتیبان‌گیری خودکار، به مدیران مالی کمک می‌کند تا تمرکز خود را بر تحلیل‌های استراتژیک بگذارند.

بیشتر بخوانید : چطور هوش مصنوعی در نرم‌ افزار حسابداری آنلاین، خطای مالیات را به حداقل می‌رساند؟

مشکلات روش‌های دستی و خطاهای رایج

روش‌های دستی در تهیه اظهارنامه و گزارشات مالیاتی، علی‌رغم سادگی ظاهری، پر از مشکلات هستند. حسابداران اغلب باید داده‌ها را از اکسل، اسناد کاغذی یا سیستم‌های جداگانه استخراج کنند، که این فرآیند زمان‌بر است. برای مثال، در شرکت‌های متوسط و بزرگ، حجم تراکنش‌های مالی می‌تواند به هزاران مورد در ماه برسد، و محاسبه دستی مالیات بر ارزش افزوده یا مالیات بر درآمد می‌تواند ساعت‌ها طول بکشد. خطاهای رایج شامل اشتباه در ورود داده (مانند جابه‌جایی اعداد)، عدم تطابق با قوانین جدید مالیاتی، و فراموشی مهلت‌های ارسال هستند. طبق آمار، بیش از ۴۰ درصد جریمه‌های مالیاتی ناشی از این خطاهای انسانی است.

علاوه بر این، روش‌های دستی امنیت پایینی دارند؛ اسناد کاغذی ممکن است گم شوند یا داده‌ها در فایل‌های محلی آسیب ببینند. در شرکت‌های بزرگ، هماهنگی بین تیم‌های مالی نیز چالش‌برانگیز است، زیرا هر فرد ممکن است نسخه‌ای متفاوت از داده‌ها داشته باشد. این مشکلات نه تنها بهره‌وری را کاهش می‌دهند، بلکه ریسک‌های قانونی را افزایش می‌دهند. نرم ‌افزار های حسابداری مانند آژمان با اتوماسیون این فرآیندها، این مشکلات را حل می‌کنند و به کاربران اجازه می‌دهند تا از خطاهای رایج دوری کنند.

مزایای اتوماسیون: صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطا

اتوماسیون فرآیندها با RPA مزایای متعددی دارد که مستقیماً بر کارایی تیم‌های مالی تأثیر می‌گذارد. اولاً، صرفه‌جویی در زمان: RPA می‌تواند وظایفی که قبلاً چند ساعت طول می‌کشید را در چند دقیقه انجام دهد. برای مثال، استخراج داده از فاکتورها و محاسبه مالیات به صورت خودکار انجام می‌شود. طبق گزارش‌های جهانی، شرکت‌ها با استفاده از RPA تا ۳۰-۵۰ درصد هزینه‌های عملیاتی خود را کاهش می‌دهند.

دوماً، کاهش خطا: ربات‌ها از قوانین ثابت پیروی می‌کنند و احتمال اشتباه انسانی را به صفر می‌رسانند. این امر در گزارشات مالیاتی حیاتی است، جایی که دقت ۱۰۰ درصدی الزامی است. علاوه بر این، اتوماسیون دسترسی واقعی‌زمان به داده‌ها را فراهم می‌کند، که به مدیران مالی کمک می‌کند تصمیم‌گیری‌های سریع‌تری بگیرند. نرم افزار حسابداری تحت وب آژمان، به عنوان یک ابزار RPA مالیاتی، این مزایا را با ویژگی‌های ابری خود ترکیب کرده است. کاربران می‌توانند از هر دستگاهی به سیستم دسترسی داشته باشند، و پشتیبان‌گیری خودکار داده‌ها را ایمن نگه می‌دارد. در نتیجه، حسابداران می‌توانند زمان آزادشده را صرف تحلیل‌های پیشرفته کنند، که این امر برای شرکت‌های متوسط و بزرگ بسیار ارزشمند است.

برای نشان دادن این مزایا، جدولی از مقایسه روش دستی و اتوماتیک با RPA ارائه می‌دهیم:

این جدول نشان می‌دهد چگونه اتوماسیون می‌تواند تحول‌آفرین باشد.

نحوه کارکرد نرم افزار های تحت وب و اتصال به سامانه مودیان

نرم افزار های حسابداری تحت وب مانند آژمان بر پایه فناوری ابری کار می‌کنند، یعنی بدون نیاز به نصب، فقط با یک مرورگر اینترنت قابل دسترسی هستند. این نرم ‌افزار ها داده‌ها را روی سرورهای امن ذخیره می‌کنند و کاربران می‌توانند با سطوح دسترسی متفاوت وارد شوند. در مورد اتصال به سامانه مودیان، آژمان به طور کامل یکپارچه‌سازی شده است. کاربران می‌توانند صورت‌حساب‌های الکترونیکی را صادر کنند و با انتخاب گزینه ارسال، اطلاعات به صورت خودکار به سامانه مودیان منتقل می‌شود. این اتصال بر پایه APIهای امن انجام می‌گیرد و تضمین می‌کند که داده‌ها با استانداردهای سازمان امور مالیاتی مطابقت داشته باشند.

کارکرد RPA در این نرم ‌افزار های حسابداری به این صورت است که ربات‌ها وظایفی مانند بررسی صحت داده‌ها، محاسبه مالیات و تولید گزارش را اتوماتیک می‌کنند. برای مثال، هنگام صدور فاکتور، سیستم به طور خودکار مالیات را محاسبه و به سامانه ارسال می‌کند. این فرآیند نه تنها سریع است، بلکه گزارش‌های تحلیلی مانند ترازنامه و سود و زیان را نیز فراهم می‌کند.

مثال کاربردی: استفاده از نرم افزار آژمان در ارسال اظهارنامه

فرض کنید یک شرکت متوسط در حوزه فروش خودرو، مانند نمایشگاه آقای علی کاظمی که از کاربران آژمان است، باید اظهارنامه مالیاتی سه‌ماهه خود را تهیه کند. در روش سنتی، حسابدار باید فاکتورها را دستی جمع‌آوری کند، مالیات را محاسبه کند و گزارش را ارسال کند. اما با آژمان، فرآیند به این صورت است: ابتدا داده‌های فروش وارد سیستم می‌شود (یا از طریق ادغام با نرم‌ افزار های دیگر وارد می‌شود). سپس، RPA محاسبات را انجام می‌دهد و گزارش را تولید می‌کند. در نهایت، با یک کلیک، اظهارنامه به سامانه مودیان ارسال می‌شود.

آقای شریفی در گواهی‌نامه خود می‌گوید: “آژمان با سادگی و ویژگی‌های قدرتمندش، کار ما را آسان کرده است.” مشابه این، مدیر یک هتل گزارش داده که استفاده از آژمان زمان تهیه گزارشات مالیاتی را از چند روز به چند ساعت کاهش داده است. این مثال نشان می‌دهد چگونه نرم‌افزار اظهارنامه مالیاتی آژمان می‌تواند برای شرکت‌های متوسط و بزرگ مفید باشد.

تاثیر بر بهره‌وری تیم مالی و کاهش ریسک جریمه

استفاده از RPA در نرم‌ افزار هایی مانند آژمان، بهره‌وری تیم مالی را به طور چشمگیری افزایش می‌دهد. حسابداران به جای کارهای تکراری، می‌توانند بر تحلیل داده‌ها و استراتژی‌های مالی تمرکز کنند. این امر انگیزه کارکنان را افزایش می‌دهد و نرخ ترک کار را کاهش می‌دهد. همچنین، با کاهش خطاها، ریسک جریمه‌های مالیاتی کم می‌شود؛ زیرا سیستم همیشه با قوانین بروز است.

برای شرکت‌های بزرگ، این ابزارها امکان مدیریت چندشعبه‌ای را فراهم می‌کنند، جایی که داده‌ها از شعبه‌های مختلف جمع‌آوری و تحلیل می‌شوند. در نهایت، این اتوماسیون به رشد کسب‌وکار کمک می‌کند، زیرا مدیران مالی می‌توانند تصمیمات مبتنی بر داده بگیرند.

بیشتر بخوانید : بررسی روند آینده نرم افزارهای حسابداری آنلاین از ابری به هوشمند و فراتر

جمع‌بندی

در پایان، اتوماسیون فرآیندها با RPA، به ویژه در نرم افزار حسابداری تحت وب آژمان، راه‌حلی هوشمند برای غلبه بر پیچیدگی‌های مالیاتی است. از صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطا گرفته تا اتصال آسان به سامانه مودیان، این ابزارها مزایای بی‌شماری برای حسابداران و مدیران مالی ارائه می‌دهند. اگر شما مدیر یک شرکت متوسط یا بزرگ هستید، توصیه می‌کنیم با درخواست دمو رایگان از وبسایت آژمان (azh24.com)، این نرم‌افزار را امتحان کنید. سرمایه‌گذاری در چنین ابزاری نه تنها هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، بلکه به رشد پایدار کسب‌وکارتان کمک می‌کند.