صرفه‌جویی در زمان با حسابداری آنلاین؛ راهکارهای سریع و مؤثر

در هر کسب و کار موفقی، مدیریت زمان نقش کلیدی دارد. صاحبان مشاغل، مدیران مالی و … دائما با چالش هایی به نام” کمبود وقت” مواجه اند. در چنین شرایطی، کارهایی مانند حسابداری که به طور سنتی زمان بر، پیچیده و پر خطا بوده اند، باعث کاهش بهره وری می شوند. اما ورود فناوری های ابری و نرم افزار های حسابداری تحت وب، این معامله را تغییر داده است.در این مقاله از وبلاگ آژمان به برسی این تحول می پردازیم و نشان می دهیم چطور با استفاده از حسابداری آنلاین، می توان به شکل قابل توجهی در زمان صرفه جویی کرد.

حسابداری سنتی چقدر وقت ما را می گیرد؟

برای درک بهتر مزایای حسابداری آنلاین، ابتدا باید بدانیم حسابداری سنتی چطور ما را از بهره وری دور می کند. در این روش، وظایفی مانند ثبت دستی تراکنش ها، صدور فاکتور به صورت دستی، تهیه گزارش های فصلی و سالانه، پیگیری دریافت ها و پرداخت ها و بایگانی اسناد مالی، به صورت پراکنده و سخت انجام می شوند.
بسیاری از کسب و کارها هنوز هم از فایل های اکسل یا دفاتر سنتی استفاده می کنند. برای مثال:

• ثبت یک فاکتور فروش ممکن است 10 تا 15 دقیق زمان ببرد.
• تهیه گزارش های مالی آخر ماه، ممکن است چندین ساعت یا حتی روز طول بکشد.
• برسی موجودی حساب ها یا مغایرت های بانکی نیاز به مرور دستی تمام اسناد دارد.

این موارد در طول یک ماه یا سال، صد ها ساعت زمان را تلف می کند. زمانی که می توانست صرف توسعه بازار، بهبود خدمات یا ارتقا محصول شود.

نقش حسابداری آنلاین در اتوماسیون وظایف تکراری

حسابداری آنلاین با تمرکز بر ساده سازی و اتوماسیون، بسیاری از مراحل پیچیده و زمان بر را حذف تا تسریع می کند. برخی از امکانات این نوع سیستم ها که در صرفه جویی زمان موثر هستند عبارتند از:

ورود خودکار اطلاعات: با اتصال به بانک، فروشگاه آنلاین یا درگاه پرداخت، اطلاعات به صورت خودکار ثبت می شوند.

یادآور های خودکار: هشدار برای پرداخت های معوق، سر رسید چک ها یا بدهی مشتریان.

گزارش گیری های فوری: تنها با چند کلیک، گزارش سود و زیان، ترازنامه یا جزئیات فروش تولید می شود.

دسترسی ابری: نیاز به حضود فیزیکی در محل نیست؛ از هرجایی می توان به سیستم دسترسی داشت.

همه این موارد باعث می شومد تا کارهای زمان بر به فعالیت های سریع و موثر تبدیل شوند. به طور میانگین، استفاده از نرم افزار های حسابداری تحت وب می تواند تا 70% در زمان عملیات مالی صرفه جویی ایجاد کند.

ابزار های حسابداری آنلاین؛ دستیار های هوشمند شما

امروزه بسیاری از نرم افزار های حسابداری تحت وب به امکاناتی مجهز شده اند که انجام امور مالی را ساده تر و سریع تر می کنند. برخی از این قابلیت ها عبارتند از:

• فاکتور دهی خودکار

با استفاده از قالب های از پیش تعریف شده، می توان صدور فاکتورهای تکراری را به نرم افزار سپرد.

• بانکداری یکپارچه

امکان اتصال نرم افزار به حساب بانکی وجود دارد، که به کمک آن می توان اطلاعات مربوط به دریافتنی ها و پرداختی ها را به صورت مستقیم در سیستم ثبت و دسته بندی کرد، بدون نیاز به ورود دستی.

• تطبیق تراکنش ها

نرم افزار می تواند فاکتور های ثبت شده را با تراکنش های بانکی مقایسه کرده و وضعیت پرداخت ها و مغایرت ها را مشخص کند.

• داشبورد مدیریتی

داشبوردهای موجود در این نرم افزارها به مدیران این امکان را می دهند که در مدت زمان کوتاهی، تصویری کلی از وضعیت مالی، جریان نقدی، بدهی ها و سود شرکت داشته باشند.

بیشتر بخوانید : مزایای نرم افزار حسابداری ابری برای مشاغل کوچک

چرا کسب و کار های کوچک بیش از همه به حسابداری آنلاین نیاز دارند؟

کسب و کارهای نوپا و کوچک معمولا با محدودیت منابع انسانی، مالی و زمانی مواجه اند. در این شرایط، استخدام حسابدار تمام وقت یا ایجاد واحد مالی اختصاصی ممکن نیست. به همین دلیل، استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب می تواند نقش حیاتی ایفا کند:

1. کاهش نیاز به منابع انسانی تخصصی
2. سهولت استفاده حتی برای کاربران غیر متخصص
3. کاهش خطا در ثبت اطلاعات
4. امکان مدیریت هم زمان چند پروژه یا مشتری

در واقع، نرم افزار حسابداری آنلاین مثل یک “دستیار مالی مجازی” عمل می کند که به صورت شبانه روزی در کنار شماست، بدون حقوق، بیمه یا مرخصی!

مقایسه حسابداری آنلاین با حسابداری سنتی

امنیت در حسابداری آنلاین؛ آیا نگران باشیم؟

یکی از دغدغه های اصلی در استفاده از ابزارهای مالی آنلاین، مسئله امنیت اطلاعات است. خوشبختانه، بیشتر نرم افزارهای معتبر از فناوری های رمزنگاری SSL، پشتیبان گیری ابری و تعیین سطوح دسترسی کاربران بهره می برند. برخی دارای گواهینامه های بین المللی امنیت داده مانند ISO/IEC 27001 هستند.

آینده حسابداری در ایران؛ نقش فناوری های نوین

با افزایش نفوذ اینترنت و گسترش کسب و کار های آنلاین در ایران، نیاز به سیستم های حسابداری مدرن بیش از پیش احساس می شود. طبق آمارهای اخیر:

• بیش از 60% کسب و کارهای کوچک در ایران هنوز به صورت دستی حسابداری می کنند.
• روند استفاده از نرم افزارهای حسابداری ابری و آنلاین با رشد سالانه 15% رو به افزایش است.
• برخی کسب و کارها با استفاده از سیستم های حسابداری آنلاین، در سال اول توانسته اند بیش از 30% در هزینه های عملیاتی صرفه جویی کنند.

در سال های آینده، هوش مصنوعی، تحلیل داده ها و … به کمک حسابداری آنلاین خواهند آمد و بسیاری از تصمیم های مالی را به صورت هوشمند توصیه خواهند کرد.

چگونه یک نرم افزار حسابداری مناسب انتخاب کنیم؟

برای انتخاب بهترین گزینه، باید ابتدا نیازهای کسب و کار خود را بشناسید. برخی معیارهای مهم برای انتخاب نرم افزار حسابداری تحت وب عبارتند از:

• رابط کاربری ساده و فارسی
• پشتیبانی از چند کاربر با سطوح دسترسی مختلف
• قابلیت اتصال به درگاه بانکی یا فروشگاه اینترنتی
• گزارش های قابل تنظیم و کاربردی
• قیمت مناسب نسبت به امکانات
• تیم پشتیبانی حرفه ای و پاسخگو

راهکار پیشنهادی (نرم افزار حسابداری آنلاین و تحت وب آژمان)

اگر به دنبال یک نرم افزار قابل اعتماد، سریع و آسان برای مدیریت مالی کسب و کار خود هستید، نرم افزار حسابداری آنلاین و تحت وب آژمان می تواند گزینه ای مطمئن باشد.

• پشتیبانی مداوم و هماهنگ با قوانین روز

تیم پشتیبانی آژمان، پاسخ گو، حرفه ای و در دسترس است. به روزرسانی های منظم نرم افزار،آن را با آخرین تغییرات مالیاتی و استاندارد های حسابداری همگام نگه می دارد.

• نرم افزار حسابداری ابری و با دسترسی چندکاربره

بدون نیاز به نصب، تنها با اتصال به اینترنت، از هر مکان و با هر دستگاهی وارد نرم افزار حسابداری آنلاین آژمان شوید. امکان تعریف کاربران متعدد با سطح دسترسی متفاوت، کار تیمی را ساده و هدفمند می سازد.

• امنیت اطلاعات و پشتیبان گیری خودکار

تمام داده ها با جدیدترین استانداردهای اممنیتی پیشرفته محافظت می شوند. پشتیبان گیری خودکار، کنترل سطح دسترسی و زیر ساخت امن، اطمینان خاطر کاملی برای کسب و کار شما فراهم می آورد.

• گزارشگیری دقیق و تحلیل های مدیریتی

نرم افزار حسابداری ابری و تحت وب آژمان با ارائه گزارش های دقیق از تمامی بخش ها، از صورت های مالی و حقوق و دستمزد تا انبار، فروش و گردش بانکی، تصویر شفافی از عملکرد سازمان ارائه می دهد. داشبوردهای تعاملی، نودار های تحلیلی و گزارش های قابل شخصی سازی، ابزار هایی کاربردی برای تصمیم گیری دقیق و مدیریت بهینه در اختیار شما قرار می دهند.

• یکپارچگی کامل

“آژمان” فقط یک نرم افزار حسابداری آنلاین نیست. با پوشش همزمان واحد های مالی، منابع انسانی، خزانه داری، انبارداری و ارتباط با مشتری، مدیریت یکپارچه سازمان شما را ممکن می سازد.

بیشتر بخوانید : پنج اشتباه بزرگ در انتخاب نرم افزار حسابداری

نتیجه گیری

حسابداری آنلاین و مدرن، راه نجات شما از هدر رفت زمان

اگر هنوز از روش های دستی یا نرم افزارهای قدیمی اتفاده می کنید، زمان آن رسیده که تغییر کنید. حسابداری آنلاین فقط یک ابزار نیست؛ بلکه یک سبک زندگی برای صاحبان کسب و کار آینده نگر است. حسابداری آنلاین شما را از کارهای تکراری، پرخطا و خسته کننده نجات می دهند و زمان ارزشمندتان را آزاد می کنند.

یک ساعت وقت اضافی در روز یعنی:

• تمرکز بیشتر بر نوآوری
• فرصت برای یادگیری مهارت های جدید
• زمان برای استراحت و سلامت روان

همین حالا نسخه آزمایشی نرم افزار حسابداری تحت وب و آنلاین آژمان را فعال کنید و اولین گام به سوی حسابداری هوشمند بردارید.

-